Warum dein Team mit Notion scheitert (Und die Lösung

Notion wird oft als das Schweizer Taschenmesser der Produktivitätstools gepriesen. Es verspricht, alles zu können: von der Verwaltung deiner To-Do-Listen bis hin zur Automatisierung deines gesamten Workflows. Aber was passiert, wenn die Realität diesen hohen Erwartungen nicht gerecht wird? Wenn statt geordneter Strukturen und effizienter Prozesse nur Chaos und Frustration entstehen? In diesem Artikel erfährst du, warum Teams an der Implementierung von Notion scheitern und wie du diese Fallstricke vermeiden kannst.

Ihr habt zu hohe Erwartungen

Notion wird oft als das ultimative All-in-One-Tool für Organisation und Projektmanagement angepriesen. Von der Verwaltung von To-Do-Listen bis hin zur Erstellung komplexer Datenbanken – die Möglichkeiten sind endlos. Schnell geben wir uns der Hoffnung hin, dass ein Produktivitätstool uns gleich produktiver macht.

Warum es problematisch ist

Teams, die neu bei Notion sind, erwarten manchmal, dass das Tool sofort alle ihre organisatorischen und kommunikativen Herausforderungen löst. Diese hohen Erwartungen können frustrierend sein, wenn die Realität nicht mit der Vorstellung übereinstimmt. Notion kann viel, aber es ist kein Wundermittel, das problematische Teamdynamiken oder unklare Prozesse automatisch behebt.

Beispiele

• Ein Team möchte von einer einfachen To-Do-Liste zu einer vollständigen Projektmanagement-Lösung in Notion wechseln, ohne die Komplexität und den Schulungsaufwand zu berücksichtigen.
• Ein anderes Team erwartet, dass Notion die Kommunikation verbessert, stellt jedoch fest, dass die Mitglieder Schwierigkeiten haben, sich im Dschungel der verschiedenen Pages und Datenbanken zurechtzufinden.

Was du tun kannst

• Setze realistische Ziele und Erwartungen für die Einführung von Notion im Team.
• Beginne mit einem Pilotprojekt, um die Eignung von Notion für deine speziellen Anforderungen zu testen.
• Kläre im Team, welche Probleme Notion tatsächlich lösen soll und welche nicht.

Indem du die Erwartungen an Notion von Anfang an klar definierst und realistisch hältst, kannst du viele der Enttäuschungen und Herausforderungen vermeiden, die sonst auftreten könnten.

Fehlende Einarbeitung und Schulung

Notion bietet eine Fülle von Funktionen und Möglichkeiten, die es zu einem mächtigen Tool für die Teamarbeit machen. Doch mit großer Kraft kommt große Schulungsverantwortung. Ohne eine angemessene Einarbeitung verliert euer im Team leicht den Überblick.

Warum es problematisch ist

Alle müssen Notion und die interne Navigation kennen, um effizient und organisiert zu arbeiten.

Sonst könnten Mitglieder Schwierigkeiten haben, die richtigen Funktionen für ihre Aufgaben zu finden, oder sie nutzen nur einen Bruchteil der verfügbaren Tools. Außerdem müssen Teammitglieder wissen, wie Daten, Informationen, Projekte etc. organisiert sind und wie sie sie finden.

Beispiele

• Ein Team implementiert Notion, aber niemand nimmt sich die Zeit, die verschiedenen Datenbankfunktionen zu erklären. Das Ergebnis: Die Datenbanken werden kaum oder falsch genutzt.
• Ein anderes Team setzt Notion für das Projektmanagement ein, aber ohne Schulung verwenden alle Mitglieder unterschiedliche Templates und Strukturen, was zu Verwirrung führt.
• Zwar werden die Meeting-Notizen zentral abgelegt, aber nicht jeder weiß, dass es sie gibt oder wo sie liegen.

Was du tun kannst

• Plane eine Einführungsphase, in der du oder ein Notion-Experte das Team schult.
• Erstelle eine Notion-Page mit einem Onboarding-Guide, der die wichtigsten Funktionen und Best Practices erklärt.
• Nutze Webinare, Tutorials oder sogar interne Workshops, um das Team fortlaufend zu schulen.
• Ermutige Teammitglieder, Fragen zu stellen und Feedback zu geben, um den Einarbeitungsprozess kontinuierlich zu verbessern.
• Vergesst nicht, eure eigene Navigation (Wo liegt was?) ausgiebig zu erklären und zu demonstrieren.

Fehlende Standards (AKA jeder macht, wie er denkt)

Notion ist ein Paradies für Individualisten. Jeder kann seine eigenen Templates erstellen, Tags nutzen, wie er will, und Datenbanken nach eigenem Gusto gestalten. Klingt toll, oder? Aber genau hier liegt die Gefahr: Wenn jeder im Team sein eigenes Süppchen kocht, wird aus dem Paradies schnell ein Labyrinth.

Warum es problematisch ist

Stell dir vor, du musst in einer Datenbank nach Informationen suchen, aber jeder hat seine eigenen Tags und Kategorien verwendet. Du verbringst mehr Zeit mit der Suche als mit der eigentlichen Arbeit. Das ist nicht nur ineffizient, sondern auch frustrierend.

Beispiele

• Ein Teammitglied verwendet für Kundendaten das Tag “Kunde”, während ein anderes “Klient” nutzt. Das Ergebnis? Doppelte Einträge und Verwirrung.
• Jeder im Team hat sein eigenes Projektmanagement-Template. Wenn du zwischen Projekten wechselst, musst du dich jedes Mal auf eine neue Struktur einstellen.

Was ihr tun könnt

• Legt als Team gemeinsame Standards für Tags, Templates und Datenbankstrukturen fest.
• Führt regelmäßige Checks durch, um sicherzustellen, dass sich alle an die vereinbarten Standards halten.
• Nutzt Notion’s Funktionen für Team-Berechtigungen, um die Einhaltung der Standards zu erleichtern.

Mangelnde Integration in bestehende Workflows

Es ist schwer zu glauben, aber es gab ein Leben vor Notion.

Daher sollte Notion in eure bestehenden Prozesse und Software-Lösungen passen.

Warum es problematisch ist

Wenn Notion nicht nahtlos in eure bestehenden Workflows integriert ist, werdet ihr öfter ins Stolpern kommen. Ihr verliert Zeit und Energie, weil ihr ständig zwischen verschiedenen Tools hin und her wechseln müsst. Das kann nicht nur frustrierend sein, sondern auch die Produktivität eures Teams beeinträchtigen.

Beispiele

• Ihr nutzt Slack für die Kommunikation und Notion ist nicht verknüpft. Dann müsst ihr ständig hin und her wechseln.
• Eure Termine sind alle in Google Kalender, aber sie erscheinen nicht in Notion. Doppelte Arbeit!

Was ihr tun könnt

• Checkt, welche Tools ihr bereits nutzt und wie sie mit Notion kompatibel sind.
• Nutzt Notions API oder Zapier, um eine nahtlose Verbindung herzustellen.
• Testet die Integration erst in einem kleinen Team, bevor ihr sie für alle einführt.

Mit einer guten Integration von Notion in eure bestehenden Workflows macht die Arbeit gleich doppelt so viel Spaß.

Notion kann so viel wie ihr

Notion macht effiziente Teams effizienter – und unvorbereitete Teams mit hohen Erwartungen kann es dagegen überfordern. Doch lasst euch nicht von anfänglichen Schwierigkeiten entmutigen: Mit der richtigen Einarbeitung, klaren Regeln und einer durchdachten Integration kann Notion zu einem unverzichtbaren Werkzeug für euer Team werden. Ärmel hochkrempeln, Plan schmieden und los geht’s in eine organisierte und produktive Zukunft!