Intaktes Zeitmanagement ist so etwas wie der heilige Gral der Produktivität. Jeder jagt danach, aber nur wenige schaffen es, es wirklich zu meistern. Und hier kommt Notion ins Spiel. Dieses mächtige Tool ist nicht nur ein Ort, um deine Gedanken zu sammeln, sondern auch eine Plattform, die dir hilft, deine Zeit weise zu nutzen. In diesem Artikel werden wir uns einige erprobte Zeitmanagementmethoden ansehen, mit denen du deinem Tag mehr Struktur verleihst und mehr Zeit für bedeutende Dinge zu hast.
Was ist Zeitmanagement eigentlich?
Zeitmanagement umfasst die Organisation und Planung, wie viel Zeit du für bestimmte Aktivitäten aufwendest. Mit effektivem Zeitmanagement erledigst du deine Arbeit effizienter, hältst Deadlines ein und findest Zeit für persönliche Ziele.
Notion bietet verschiedene Funktionen und Integrationen, um das Zeitmanagement zu erleichtern. Hier sind einige Möglichkeiten, wie du Notion für das Zeitmanagement nutzen kannst.
Wer Notion meistern möchte, muss nicht nur den Arbeitsbereich im Griff haben, sondern auch eine produktive Umgebung schaffen. Folgende Methoden haben sich bewährt und können auch wunderbar mit Notion integriert werden.
Timeblocking
Beim Timeblocking wird der Tag in verschiedene Zeitblöcke eingeteilt, wobei jeder Block einer spezifischen Aufgabe oder Aktivität zugeordnet ist. Das kann helfen, Ablenkungen zu minimieren und den Fokus auf die jeweilige Aufgabe zu legen. In Notion lässt sich Time Blocking hervorragend umsetzen, indem du deinen Kalender für den Tag oder die Woche erstellst und jedem Block eine Aufgabe zuordnest. Du kannst auch Prioritäten setzen und die dringendsten oder wichtigsten Aufgaben in die produktivsten Stunden deines Tages legen. Außerdem kannst du in Notion Notizen, Checklisten und Dateien in deinem Time Blocking-Plan zu integrieren, was die Methode noch effektiver macht. Durch eine solche strukturierte Herangehensweise behältst du den Überblick über deine Aufgaben und kannst deine Zeit effizient nutzen. Alternativ nutzt du eine Todo-App wie Ticktick, die sich auf Timeblocking im Kalender spezialisiert haben.
Zeiterfassung
Während Notion selbst keine integrierte Zeiterfassungsfunktion bietet, ist es möglich, die Zeiterfassung über Drittanbieter-Integrationen oder benutzerdefinierte Vorlagen zu nutzen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Zeittracker in Notion zu erstellen, entweder auf native Weise (unter Verwendung von Vorlagen) oder über Drittanbieter-Integrationen. Die Zeiterfassung kann helfen, die auf verschiedene Projekte und Aufgaben aufgewendete Zeit zu verstehen und zu analysieren.
Mögliche Tools sind:
Kanban
Kanban hilft Teams, den Arbeitsfluss zu visualisieren und die Produktivität zu steigern. Ein Kanban-Board teilt sich in verschiedene Spalten, die jeweils eine Phase des Arbeitsprozesses repräsentieren. Teams stellen Aufgaben als Karten dar, die sie von der einen zur nächsten Phase bewegen, sobald sie Fortschritte erzielen.
Das Konzept wurde in den späten 1940er Jahren von Taiichi Ohno, einem japanischen Industrieingenieur bei Toyota, entwickelt. Es war sein Ziel, die Produktionseffizienz zu verbessern und Verschwendung zu reduzieren.
In Notion kannst du ein Kanban-Board einfach einrichten, um deine Projekte und Aufgaben zu verwalten. Du erstellst dafür einfach eine neue Datenbank und wählst die „Board“-Ansicht. Benenne dann die Spalten nach den Phasen deines Arbeitsprozesses, zum Beispiel „Offene Aufgaben“, „In Arbeit“ und „Fertig“.
Automatisierung und Erinnerungen:
Notion ermöglicht es, Erinnerungen für individuelle Aufgaben oder Unteraufgaben innerhalb eines Projekts zu setzen. Du kannst eine Erinnerung setzen, indem du auf das Uhrensymbol in der Inline-Toolbar klickst, nachdem du eine Aufgabe erstellt oder ausgewählt hast. Darüber hinaus kannst du auch eine Datumseigenschaft zu deiner Datenbank oder Seite hinzufügen, um eine Erinnerung für eine Aufgabenfrist oder ein Ereignis zu setzen. Schnelle Erinnerungen kannst du auch mit @remind zusammen mit dem Datum und der Uhrzeit auf jeder beliebigen Notion-Seite eingestellen. Diese Funktionen helfen dir, wichtige Deadlines und Termine nicht zu vergessen.
Die PARA-Methode: Digitale Ordnung
Streng genommen ist die PARA-Methode keine Zeitmanagement-Methode, sondern eher ein Organisationsansatz, der darauf abzielt, digitale Informationen effektiv zu strukturieren und zu managen. Der Ansatz hilft dabei, den Überblick über alle aktuellen und zukünftigen Projekte sowie die damit verbundenen Aufgaben und Ressourcen zu behalten. Im Kontext von Notion kann dir die Para-Methode eine Struktur liefern, um alle relevanten Informationen an einem Ort zu organisieren. So sparst du viel Zeit, weil du nicht lange überlegen musst, wo du was ablegst und wie du es wiederfindest.
- Projekte: Hierbei handelt es sich um einzelne Einheiten mit einem spezifischen Ziel und einem Enddatum. In Notion können Projekte als separate Seiten oder Datenbanken organisiert werden, in denen alle zugehörigen Aufgaben, Termine und Ressourcen gesammelt werden.
- Aufgaben (Areas): Dies sind fortlaufende Verantwortlichkeiten oder Aspekte deines Lebens bzw. deiner Arbeit, die keine spezifischen Enddaten haben. In Notion können sie als Kategorien oder Tags repräsentiert werden, die den Projekten und Ressourcen zugeordnet sind.
- Ressourcen: Hierzu gehören alle Materialien, Kontakte, Tools und Informationen, die für die Durchführung von Projekten und Aufgaben benötigt werden. In Notion können Ressourcen in einer zentralen Datenbank oder als verlinkte Seiten organisiert werden.
- Archive: Alles, was nicht mehr aktiv benötigt wird, aber möglicherweise in Zukunft nützlich sein könnte, gehört ins Archiv. In Notion können abgeschlossene Projekte und nicht mehr benötigte Ressourcen in ein Archiv verschoben werden, um die aktiven Bereiche übersichtlich zu halten.
Die Anwendung der Para-Methode in Notion kann dazu beitragen, eine klare, organisierte Struktur zu schaffen, die es erleichtert, den Überblick über anstehende, laufende und abgeschlossene Arbeiten zu behalten. Dies unterstützt indirekt das Zeitmanagement, indem es hilft, Prioritäten zu setzen und den Zugang zu benötigten Informationen zu beschleunigen.
Fazit
Die richtigen Zeitmanagement-Methoden in Kombination mit Notion können Wunder wirken: Ob durch das Anlegen eines Kanban-Boards, das Setzen von Erinnerungen oder das Einrichten von Timeblocks – vieles ist möglich. Mit den vorgestellten Methoden kannst du einen Workflow aufbauen, der dir hilft, sowohl berufliche als auch persönliche Ziele zu erreichen. Die Zeit mag unaufhaltsam voranschreiten, doch mit Notion kannst du sicherstellen, dass jede Minute zählt.