Hast du dich jemals gefragt, warum einige Projekte trotz eines talentierten Teams und ausreichender Ressourcen ins Stocken geraten? Oft liegt das Problem nicht in der Kompetenz oder der Anstrengung, sondern in der Struktur und Organisation des Projekts selbst. Die Engpasstheorie (zu Englisch: Theorie of Constraints) kann aufdecken, woran es hapert.
Was ist die Engpasstheorie?
Die Engpasstheorie ist eine Methode, mit der du identifizierst, was dein Projekt zurückhält und, noch viel wichtiger, wie du den Prozess verbesserst.
Die Engpasstheorie (kurz: TOC für Theory of Constraints – aber Theorie der Einschränkungen klingt nicht so griffig) ist eine Managementphilosophie, die 1984 von Eliyahu M. Goldratt entwickelt wurde.
Goldratt fand, dass Organisationen ihre Ziele erreichen können, wenn sie die Engpässe ihres Systems identifizieren. Ein Engpass ist etwas, das deine Leistung begrenzt, und diese Theorie geht davon aus, dass es immer mindestens einen Engpass gibt (oft gibt es mehr).
Behalte im Hinterkopf, dass Organisationen Systeme aus verbundenen Abteilungen und Individuen mit mehreren Abhängigkeiten sind. Die Handlungen von Abteilungen können Auswirkungen auf andere Gruppen haben. Anstatt einmalige oder kurzfristige Konflikte zwischen verschiedenen Teams anzugehen, erfordert die Engpasstheorie, dass du einen Schritt zurücktrittst, einen einzigen Hebel identifizierst und diesen verbesserst, um das gesamte System zu verbessern.
Die Engpasstheorie wird am häufigsten im Kontext der Fertigung diskutiert. Wir können es allerdings einfach auf das Projektmanagement anwenden.
Alle Projekte haben Risiken und Einschränkungen, die deine Fähigkeit beeinträchtigen können, ein erstklassiges Projekt zu liefern. Vielleicht hast du nicht die richtigen Werkzeuge oder nicht genügend Teammitglieder. Das sind alles spezifische Engpässe.
Aber schauen wir uns das an ein paar praktischen Beispielen an:
Qualitätskontrolle in einer Kreativagentur
Möglicher Engpass: Die Endprüfung und Qualitätskontrolle von Designprojekten liegt ausschließlich in den Händen des leitenden Kreativdirektors, was zu Verzögerungen in der Projektzustellung führt.
Mögliche Lösung: Einführung eines mehrstufigen Prüfprozesses, bei dem erfahrene Senior-Designer vorab Qualitätskontrollen durchführen können, bevor Projekte zum Kreativdirektor gelangen.
Koordination im Eventmanagement
Möglicher Engpass: Die Koordination mit externen Catering-Unternehmen erweist sich als zeitaufwendig, da diese oft kurzfristig Änderungen vornehmen oder unterschiedliche Verfügbarkeiten haben.
Mögliche Lösung: Aufbau einer festen Partnerschaft mit einem zuverlässigen Catering-Service oder die Einrichtung eines internen Catering-Teams, um die Kontrolle über die Qualität und Verfügbarkeit der Verpflegung zu verbessern.
Freiberuflicher Webentwickler
Möglicher Engpass: Lange Wartezeiten während der Kundenrückmeldung zu Webdesign-Entwürfen, was zu Verzögerungen in der Entwicklung führt.
Mögliche Lösung: Einführung eines strukturierten Feedback-Prozesses mit festgelegten Fristen für Kundenrückmeldungen und regelmäßigen virtuellen Meetings um Anpassungswünschen schneller zu klären.
Die Engpasstheorie in 5 Schritten
- Den Engpass identifizieren
- Den Engpass voll auslasten
- Alles andere dem Engpass unterordnen
- Den Engpass erhöhen
- Trägheit vermeiden und den Prozess wiederholen
Arbeiten wir nochmal mit einem konkreten Fall:
Stell dir vor, deine Kreativagentur plant eine großangelegte Werbekampagne für ein neues Produkt deines Kunden. Die Kampagne umfasst verschiedene Medien wie soziale Netzwerke, Printmaterialien und eine interaktive Webseite.
Die Konzeptentwürfe sind fertig, die Inhalte für die sozialen Medien vorbereitet und die Webseite ist fast einsatzbereit. Du wolltest alles bis zum Ende der Woche fertig haben, aber jetzt ist Freitag, und die Webseite ist immer noch nicht live. Wenn du einen Schritt zurücktrittst, identifizierst du, wo der Engpass liegt: Es gibt nur einen Webentwickler im Team, der die erforderlichen technischen Anpassungen vornehmen kann, und er ist mit Anfragen überhäuft.
1. Identifiziere den Engpass
Um dein Ziel zu erreichen, musst du den aktuellen Engpass lindern. Aber du kannst den Engpass nicht verringern, bis du genau weißt, was es ist.
In einigen Fällen könnte die Identifizierung deines Engpasses einfach sein. In anderen Fällen könnte es weniger offensichtlich sein. Ein guter Ausgangspunkt ist die Suche nach dem Schritt deines Prozesses, der am längsten dauert – da dies ein Ort sein könnte, an dem Dinge stecken bleiben.
Es ist auch wichtig zu bedenken, dass ein Engpass technisch gesehen etwas ist, das größtenteils außerhalb deiner Kontrolle liegt. Zum Beispiel ist deine Frankiermaschine nur dafür ausgelegt, eine Postkarte gleichzeitig zu stempeln. Es gibt nichts Offensichtliches, was du tun kannst, um das zu ändern.
Beispiel:
Wir identifizieren den überlasteten Webentwickler als Engpass, der nicht in der Lage ist, alle technischen Anforderungen für die Webseite zeitgerecht umzusetzen.
2. Laste den Engpass aus
Im zweiten Schritt soll der Engpass auszulasten. Dabei geht es darum, sicherzustellen, dass du den Engpass derzeit in vollem Umfang nutzt.
Zerlege deinen Engpass und schaue, ob es offensichtliche Wege gibt, wie du ihn verbessern könntest.
Beispiel:
Das Team könnte prüfen, ob der Webentwickler effizient arbeitet und ob es kleinere Aufgaben gibt, die von anderen Teammitgliedern übernommen werden können, um ihm mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben der Webseitenerstellung zu geben.
3. Ordne alles dem Engpass unter
Der vorherige Schritt handelte vom Verständnis des Engpasses selbst, und dieser Schritt handelt vom Verständnis alles um den Engpass herum.
Du möchtest sicherstellen, dass alles, was diesen Engpass speist, ebenfalls mit voller Kapazität läuft. Dein Engpass sollte genau die Menge an Ressourcen von Nicht-Engpässen haben, die benötigt werden, um so optimal wie möglich genutzt zu werden.
In diesem Schritt könntest du etwas über das Drum-Buffer-Rope (DBR)-System hören. Das ist ein weiterer Aspekt dieser Theorie, der sehr technisch werden kann, und wir werden jetzt nicht zu sehr darauf eingehen. Das Wesentliche ist, dass dein Engpass eine Trommel ist und den Rhythmus für dein gesamtes System vorgibt.
Beispiel:
Jetzt wird geschaut, dass alle anderen Arbeiten im Projekt so organisiert sind, dass sie den Engpass nicht zusätzlich belasten. Das könnte bedeuten, die Anforderungen an die Webseite anzupassen oder Prioritäten bei anderen Projekten zu setzen, um den Webentwickler zu entlasten.
4. Behebe den Engpass
Jetzt ist es an der Zeit, den Engpass selbst anzugehen. Wie kannst du die Kapazität des identifizierten Engpasses erhöhen?
In vielen Fällen wird dies das Hinzufügen von zusätzlichen Ressourcen beinhalten. Das könnten mehr Personen, Geld oder Ausrüstung sein, um nur einige zu nennen.
Beispiel:
Wenn die ersten drei Schritte den Engpass nicht ausreichend beheben, sollten zusätzliche Ressourcen investiert werden. In diesem Fall könnte das bedeuten, zusätzliche Webentwickler einzustellen oder externe Experten zu beauftragen, um den Arbeitsfluss zu beschleunigen.
5. Wiederhole den Prozess
Die Engpasstheorie dreht sich alles um kontinuierliche Prozessverbesserung. Das bedeutet, dass du, sobald du einen Engpass behebst, zwangsläufig einen neuen entdecken wirst. Du solltest den Prozess von vorne beginnen, um den nächsten Engpass zu identifizieren und Trägheit zu vermeiden (das bedeutet, dass du vermeiden möchtest, selbstzufrieden zu werden).
Die Engpasstheorie ist nicht etwas, das man durchläuft oder abschließt. Stattdessen ist es ein kontinuierlicher Ansatz, um sicherzustellen, dass dein Team ständig iteriert und sich verbessert.
Beispiel:
Nachdem der ursprüngliche Engpass behoben wurde, beginnt der Prozess von vorne. Es könnte sein, dass jetzt ein anderer Teil des Projekts zum neuen Engpass wird. Indem man den Prozess wiederholt, findet und löst man fortlaufend Engpässe, was zu kontinuierlichen Verbesserungen im gesamten Projekt führt.
Fazit
Die Engpasstheorie beleuchtet, wie selbst gut geplante Projekte durch strukturelle und organisatorische Hindernisse ins Stocken geraten können. Anstatt sich auf individuelle Fähigkeiten oder Anstrengungen zu verlassen, betont die Theorie die Bedeutung des Erkennens und Überwindens dieser systemischen Engpässe. Durch das Anwenden der fünf Schlüsselschritte der Engpasstheorie – Engpass identifizieren, auslasten, unterordnen, beheben und den Prozess wiederholen – können Teams nicht nur vorhandene Hindernisse überwinden, sondern auch zukünftige Herausforderungen proaktiv angehen.