Viele schwärmen von der Pomodoro-Technik, denn sie verspricht fokussiertes Arbeiten: Du setzt dir einen Timer, arbeitest 25 Minuten konzentriert und gönnst dir dann eine kurze Pause. Das Ganze wiederholst du ein paar Mal und am Ende des Tages hast du ein gutes Gefühl, weil du denkst, dass du viel geschafft hast. Aber funktioniert das wirklich in einer dynamischen Arbeitsumgebung?
Du kennst es: Du fängst eine Aufgabe an, aber schon nach ein paar Minuten klingelt dein Handy, eine E-Mail ploppt auf oder jemand fragt nach deiner Meinung. Jede Unterbrechung reißt dich raus. Am Ende des Tages fragst du dich, wo die Zeit geblieben ist, und merkst, dass du kaum etwas geschafft hast.
Das ist das Problem, das die Pomodoro-Methode eigentlich lösen soll. Sie verspricht, deine Konzentration zu verbessern, indem sie dich in 25-Minuten-Blöcken arbeiten lässt, gefolgt von kurzen Pausen. Die Idee dahinter ist einfach: kurze, intensive Arbeitsphasen, die durch Pausen unterbrochen werden, sollen dir helfen, fokussiert und produktiv zu bleiben. Und ja, es funktioniert manchmal auch. Für bestimmte Aufgaben oder in ruhigen Momenten kannst du durch diese Methode tatsächlich einen Flow erreichen.
Aber dann kommt der echte Arbeitsalltag ins Spiel. Termine, Teamarbeit, spontane Anrufe. Hier wird klar, dass es schwierig ist, starr an einem 25-Minuten-Takt festzuhalten.
Der Arbeitsalltag passt selten in 25-Minuten-Blöcke
Im echten Arbeitsleben läuft selten alles nach Plan. Du hast Meetings, spontane Anrufe oder jemand klopft an die Bürotür, weil er dringend etwas braucht. In dieser Welt passt ein starrer 25-Minuten-Zyklus einfach nicht. Selbst wenn du gut im Zeitmanagement bist, wirst du oft aus der Konzentration gerissen, noch bevor dein Timer überhaupt klingelt. Die Realität sieht oft so aus, dass du flexibler sein musst – etwas, das die Pomodoro-Methode nicht bietet.
Was oft besser im Büro-Alltag und auch alleine super funktioniert, sind flexible Zeitmanagement-Methoden, wie die „Time Blocking“-Technik. Hier planst du größere Zeitblöcke für Aufgaben und passt sie an, falls Unterbrechungen auftreten. Bei dieser Methode kannst du den Arbeitsfluss anpassen und größere Aufgaben in zusammenhängenden Abschnitten erledigen, anstatt ständig durch Timer unterbrochen zu werden.
Die Muse küsst dich nicht in kurzen Intervallen
Wenn du dich wirklich tief in eine Aufgabe eingraben willst – sei es Schreiben, Designen oder Problemlösen – dann braucht das Zeit. Der 25-Minuten-Takt kann da eher stören als helfen. Gerade bei kreativen Aufgaben, bei denen du „in den Flow“ kommen musst, kann es sein, dass du in den letzten fünf Minuten vor Ablauf des Timers erst richtig in Fahrt kommst. Dann zwingt dich die Pomodoro-Pause aber dazu, die Arbeit zu unterbrechen. Oftmals bedeutet das, dass du viel Zeit verschwendest, um nach der Pause wieder in die Aufgabe hineinzukommen.
Setze auf die Flow-Methode oder Deep Work-Technik von Cal Newport. Diese Methode zielt darauf ab, lange, ununterbrochene Arbeitsblöcke zu schaffen, ideal für kreative oder intellektuell anspruchsvolle Tätigkeiten. Du planst z.B. 2-3 Stunden ohne Ablenkungen und legst erst danach eine Pause ein.
Teamarbeit erschwert die Pomodoro-Methode
Teamarbeit bringt ständige Unterbrechungen und Abstimmungen mit sich. Du setzt dich in deinen 25-Minuten-Block und bist gerade in der Zone, als ein Kollege auf dich zukommt, um eine dringende Frage zu stellen. In einer dynamischen Arbeitsumgebung, in der du auf andere angewiesen bist, ist die strikte Einhaltung von Zeitblöcken oft unmöglich. Sobald eine Aufgabe mehr als eine Person involviert, wird es schwierig, eine Methode anzuwenden, die so wenig Flexibilität bietet wie die Pomodoro-Technik.
Pomodoro oder nicht Pomodoro?
Vielleicht ist die Antwort gar nicht eine Methode, sondern eine Sammlung von Ansätzen, die sich flexibel kombinieren lassen – je nachdem, was du und dein Team gerade brauchen. Zum Beispiel: Manche Aufgaben erfordern tiefe Konzentration über längere Zeiträume. Für solche Arbeiten könnte eine Deep-Work-Technik besser geeignet sein, bei der du dir absichtlich mehrere Stunden freihältst, ohne Meetings, ohne Unterbrechungen. Andere Aufgaben, wie das Beantworten von E-Mails oder das Sortieren von Daten, lassen sich in kürzere Zeitblöcke zerlegen. Hier funktioniert die Pomodoro-Methode dann vielleicht wieder ganz gut.
An manchen Tagen brauchst du eben mehr Struktur, an anderen mehr Freiheit. Vielleicht gibt es in deinem Team Leute, die es lieben, Listen abzuhaken, während andere sich eher ein Highlight des Tages setzen. Ein agiler Ansatz, der sich Methoden aus verschiedenen Frameworks wie Kanban, Scrum oder Time-Blocking bedient, könnte dabei helfen, verschiedene Arbeitsstile zu integrieren und den Flow im Team aufrechtzuerhalten.
In einem Meeting könntet ihr zum Beispiel die großen Ziele für die Woche festlegen – das bietet Orientierung. Aber wie ihr die Arbeit organisiert, bleibt jedem selbst überlassen. Manche arbeiten besser in einem festen Rhythmus, andere in Wellen. Tools und Methoden sind für uns Menschen gemacht und nicht umgekehrt.