Softwarelösungen wie Notion, Todoist, Monday und Google Drive sind ein Muss, wenn Teams remote arbeiten. Doch unter der leuchtenden App-Fassade verstecken sich Fallstricke, die kleine wie große Arbeitsgruppen ins Straucheln bringen. Long-story short: Auf die Struktur und das Mindset kommt es auch an – und wenn du und dein die folgenden goldenen Regeln für Remote Teams befolgst, dann sitzt ihr im Trockenen.
Regel Nr. 1: Achte auf Überlastung durch E-Mails und Chats
In Remote-Teams ist die Gefahr einer Überlastung durch E-Mails und Chats besonders groß. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter ihre Kommunikations-Tools nach Feierabend abschalten, um nicht ständig in der Arbeit verhaftet zu sein.
- Lege klare Richtlinien fest, wann und wie Kommunikationswerkzeuge zu verwenden sind.
- Fördere “E-Mail-freie Zeiten”, während derer keine E-Mails gelesen oder geschrieben werden sollten.
- Schulung zu effektiven Kommunikationspraktiken, um die Flut unnötiger Nachrichten zu reduzieren.
Regel Nr. 2: Etabliere die Kommunikationshierarchie
Die effektivste Kommunikationsform ist das Videogespräch, gefolgt von Audioanrufen, Chats und zuletzt E-Mails. Wenn möglich, solltest du Videogespräche führen, da diese die schnellste und effizienteste Art sind, wichtige Angelegenheiten zu klären.
- Bevorzuge Videokonferenzen, um komplexe Themen effizient zu besprechen und Missverständnisse zu minimieren.
- Nutze Audioanrufe, wenn schnelle Entscheidungen gefordert sind und keine visuelle Präsentation benötigt wird.
- Setze auf Instant Messaging für kurze, informelle Kommunikation und wechsle zu E-Mails für formelle, dokumentierbare Korrespondenzen.
Regel Nr. 3: Nutze Video- und Visualisierungstools
Falls ein Videogespräch nicht möglich ist, solltest du Video- oder Visualisierungstools verwenden, um deine Anforderungen klar zu kommunizieren. Ein Beispiel dafür ist das Tool Jing, das dir erlaubt, deinen Bildschirm aufzuzeichnen und genau zu zeigen, was gemacht werden soll.
- Verwende Tools wie Loom oder Jing für schnelle Videoanweisungen.
- Erstelle kurze Video-Tutorials für häufige Aufgaben und Fragen.
- Nutze Bildschirmaufnahmen, um visuelle Anleitungen zu bieten.
Regel Nr. 4: Nutze Videokonferenztechnologie
Wenn dein Budget gering ist, beginne mit kostenlosen Tools wie Skype. Bei einem höheren Budget bietet Zoom bessere Funktionen für effiziente Videokommunikation.
- Verwende kostenlose Tools wie Skype für interne Besprechungen.
- Investiere in professionelle Software wie Zoom für kundenorientierte Meetings.
- Nutze Google Meet für spontane Team-Updates, da es in Google Workspace integriert ist.
Regel Nr. 5 Kompensiere die fehlende persönliche Interaktion
Genannte Video-Tools sind ein Segen für Remote Teams, aber sie ersetzen nicht zwingend die menschliche Interaktion. Du musst den fehlenden täglichen persönlichen Kontakt ausgleichen, wenn du ein Remote-Team führst.
- Richte virtuelle Kaffee-Pausen ein, bei denen Teammitglieder sich zwanglos austauschen können.
- Fördere zufällige “virtuelle Begegnungen” durch regelmäßige, ungeplante Video-Calls.
- Veranstalte monatliche Online-Team-Events, um das Gemeinschaftsgefühl zu stärken.
Regel Nr. 6: Etabliere einen ständigen Chat-Raum
Du kennst die Kaffeemaschinen-Gespräche. Ein Chat-Raum, der immer offen ist, kann ein virtueller Ersatz sein. In diesem Raum kannst du über alles sprechen, was dir am Herzen liegt. Das fördert die spontane Kommunikation, die in einer lokalen Organisation natürlich wäre, und hilft, tiefere Einblicke in die Gedanken und Gefühle der Teammitglieder zu gewinnen.
- Richte einen Chatraum ein, wo Teammitglieder informelle Gespräche führen können.
- Ermutige zur Nutzung des Chatraums für leichte Konversationen neben der Arbeit.
- Biete Themen-Tage an, wie z.B. “Foto-Freitag”, wo Mitarbeiter Fotos aus ihrem Alltag teilen können.
Regel Nr. 7: Etabliere einen regelmäßigen Meeting-Rhythmus
Regelmäßige Meetings sind essenziell, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder fokussiert bleiben und ihre Aufgaben verstehen. Ob täglich, wöchentlich oder alle zwei Wochen – stelle sicher, dass diese Meetings klare Ziele haben.
- Plane tägliche Stand-ups, um laufende Projekte kurz zu besprechen.
- Setze wöchentliche Team-Meetings an, um Fortschritte zu prüfen und Aufgaben zuzuweisen.
- Organisiere monatliche Strategie-Sitzungen, um langfristige Ziele und Herausforderungen zu diskutieren.
Regel Nr. 8: Arbeite effektiv zusammen bei Dokumenten
Nutze Cloud-basierte Dokumenten-Tools wie Google Docs, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. So können alle Teammitglieder gleichzeitig an Dokumenten arbeiten und Änderungen sofort sehen.
- Nutze Echtzeit-Bearbeitungswerkzeuge wie Google Docs für gemeinsame Projekte.
- Halte alle Dokumente in der Cloud, um den Zugriff und die Zusammenarbeit zu erleichtern.
- Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit Kollaborationstools, um die Effizienz zu maximieren.
Regel Nr. 9: Nutze Projektmanagement-Systeme konsequent
Es ist entscheidend, ein Projektmanagementsystem wie Asana oder Basecamp zu verwenden und dieses konsequent zu nutzen. Alles sollte dokumentiert werden, damit Informationen nicht verloren gehen und alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind.
- Wähle ein Tool wie Asana, Trello oder Notion und bleibe dabei
- Schulung zur effektiven Nutzung des gewählten Projektmanagementsystems.
- Überwache die Nutzung des Systems, um sicherzustellen, dass alle Informationen aktuell sind.
Regel Nr. 10: Implementiere Systeme und Prozesse
Implementiere detaillierte Systeme und Prozesse für wiederkehrende Aufgaben, um sicherzustellen, dass jeder weiß, was zu tun ist. Dies hilft, die Konsistenz zu wahren und die Effizienz zu steigern.
- Erstelle spezifische Checklisten für wiederkehrende Aufgaben wie Video-Bearbeitung oder Inhaltsaktualisierung.
- Entwickle standardisierte Protokolle für regelmäßige Aufgaben und dokumentiere diese in einem zentral zugänglichen Handbuch.
- Führe halbjährliche Prozess-Reviews durch, um sicherzustellen, dass alle Systeme aktuell und effektiv sind.
Regel Nr. 11: Biete flexible Arbeitszeiten an, aber bewahre Konsistenz
Meetings sind beispielsweise wichtige Berührungspunkte, an denen alle anwesend sein müssen. Außerhalb dieser Zeiten können die Mitarbeiter ihre Zeit frei einteilen, solange sie produktiv sind und gute Ergebnisse liefern.
- Festlegung verbindlicher Kernzeiten (z.B. 10:00 – 16:00 Uhr), während der alle Teammitglieder verfügbar sein müssen.
- Ermögliche vollständige Flexibilität außerhalb der Kernzeiten, damit Teammitglieder ihre Arbeitszeiten selbst gestalten können.
- Erstelle klare Richtlinien zur Kommunikation der Verfügbarkeit, wie z.B. das Aktualisieren des Status in Kommunikationstools.
Regel Nr. 12: Implementiere Systeme
In Remote-Teams ist es unerlässlich, klare Prozesse und Systeme zu haben. Diese Systeme helfen dabei, Aufgaben konsistent und effizient zu bearbeiten. Beispielsweise solltest du für jede wiederkehrende Aufgabe, wie das Bearbeiten von Videos, detaillierte Checklisten haben.
Regel Nr. 13: Biete flexible Arbeitszeiten mit Konsistenz
Es ist wichtig, flexible Arbeitszeiten anzubieten, wobei gewisse Konsistenzen wie feste Meeting-Zeiten gewahrt bleiben sollten. Die Mitarbeiter sollten wissen, wann ihre Anwesenheit erforderlich ist, um die Zusammenarbeit und Produktivität zu fördern.
Regel Nr. 14: Verfolge Arbeitsstunden und Produktivität
Auch in einem Remote-Team solltest du Arbeitszeiten und Produktivität überwachen. Tools wie Time Doctor können dabei helfen, die Arbeitsauslastung zu messen und zu vergleichen, um Effizienz und Effektivität zu steigern.
- Implementiere ein Zeiterfassungstool wie Toggl oder Time Doctor, um die Arbeitsstunden transparent zu machen.
- Schulung der Mitarbeiter zur Bedeutung der Zeiterfassung und wie sie zur Produktivitätssteigerung beiträgt.
- Überprüfe die Arbeitslast monatlich, um Überarbeitung zu erkennen und proaktiv anzugehen.
Regel Nr. 15: Überlappende Kommunikationszeiten
Stelle sicher, dass es überlappende Arbeitszeiten gibt, insbesondere in Teams, die über verschiedene Zeitzonen verteilt sind. Diese „Hot Zones“ sind essentiell für Meetings und gewährleisten, dass alle Teammitglieder regelmäßig zusammenkommen können.
- Plane wöchentliche Meetings während überlappender Arbeitszeiten, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder teilnehmen können.
- Verwende einen gemeinsamen Kalender, um die Zeitzonen aller Teammitglieder zu visualisieren und Planung zu vereinfachen.
- Biete aufgezeichnete Versionen von wichtigen Meetings an, damit Mitarbeiter sie anschauen können, falls sie nicht teilnehmen können.
Regel Nr. 16: Quartalsbewertungen durchführen
Führe regelmäßige 360-Grad-Bewertungen durch, um Feedback von Kollegen, Vorgesetzten und anderen Teammitgliedern zu sammeln. Diese Bewertungen sind wichtig, um Stärken und Verbesserungsbereiche zu identifizieren und die Entwicklung der Mitarbeiter zu fördern.
- Führe regelmäßige 360-Grad-Feedback-Sessions durch, um umfassendes Feedback von Kollegen, Vorgesetzten und Untergebenen zu erhalten.
- Erstelle individuelle Entwicklungspläne basierend auf dem Feedback, um gezielte Verbesserungen zu fördern.
- Organisiere offene Feedbackrunden, in denen Mitarbeiter ihre Gedanken und Meinungen frei äußern können, um die Kommunikation und das Teamgefühl zu stärken.
Regel Nr. 17: Teste neue Mitarbeiter mit kurzfristigen Projekten
Bevor du jemanden fest einstellst, solltest du seine Fähigkeiten und Arbeitsweise durch kurzfristige Projekte testen. Dies gibt dir einen realistischen Eindruck von der Arbeitsweise und Produktivität des potenziellen Mitarbeiters.
- Starte mit kleineren Projekten, um die Fähigkeiten neuer Teammitglieder zu bewerten.
- Setze auf Probephasen, bevor du langfristige Verpflichtungen eingehst.
- Vergleiche Kandidaten durch parallele Aufgabenstellungen in der Testphase.
Regel Nr. 18: Bezahle Teammitglieder gut
Wenn du in Entwicklungs- oder Schwellenländern anstellst, zahle über dem Marktdurchschnitt. Damit erhöhst du die Loyalität und Zufriedenheit der Mitarbeiter und sichert dir langfristig engagierte und motivierte Teammitglieder.
- Biete überdurchschnittliche Gehälter an, um Talent in Entwicklungsländern zu binden.
- Setze auf faire Bezahlung, um Motivation und Loyalität zu fördern.
- Überprüfe regelmäßig die Marktgehälter, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Regel Nr. 19: Eigne Eignung für virtuelle Arbeit prüfen
Stelle sicher, dass potenzielle Mitarbeiter gut in ein virtuelles Arbeitsumfeld passen. Personen, die selbstständig und detailorientiert sind und gut alleine arbeiten können, sind oft besser für Remote-Arbeit geeignet.
- Führe Eignungstests für Fernarbeit durch, um passende Kandidaten zu identifizieren.
- Achte auf Selbstständigkeit und Detailgenauigkeit bei der Auswahl von Mitarbeitern.
- Bevorzuge Kandidaten, die Erfahrung mit Remote-Arbeit haben.
Regel Nr. 20: Persönliche Treffen organisieren
Organisiere regelmäßige persönliche Treffen oder Team-Retreats. Solche Treffen stärken den Teamgeist und verbessern die Kommunikation und das gegenseitige Verständnis innerhalb des Teams.
- Plane jährliche Team-Retreats, um den Zusammenhalt zu stärken.
- Nutze persönliche Treffen für strategische Planungen.
- Fördere informellen Austausch und Team-Building bei diesen Anlässen.
Regel Nr. 21: Überwache und bewerte die Ergebnisse
Es ist wichtig, nicht nur die Arbeitszeiten, sondern auch die Ergebnisse zu bewerten. Dies hilft, die Effektivität des Teams zu messen und sicherzustellen, dass alle auf ihre Ziele hinarbeiten und diese auch erreichen.
- Setze klare Leistungsindikatoren (KPIs), um die Arbeit zu bewerten.
- Führe regelmäßige Leistungsbeurteilungen durch, um Fortschritte zu messen.
- Nutze Feedback und Ergebnisse zur stetigen Verbesserung der Teamleistung.