Wenn man über Projekte spricht, kommt schnell der Gedanke auf, dass es sich nur um den Start und das Ende dreht. Doch die Realität ist komplexer. Projekte durchlaufen mehrere Phasen, jede mit ihrem eigenen Ziel und ihrer eigenen Bedeutung. Die Phasen des Projektmanagements sind wie ein detaillierter Fahrplan, der dich von der ersten Idee bis zum finalen Abschluss führt.
Dieser Überblick über den Projektmanagement-Lebenszyklus ist bewusst Framework-agnostisch. Das bedeutet, wir betrachten die grundlegenden Schritte, die in fast jedem Ansatz vorkommen – unabhängig davon, welches spezifische Modell oder welche Methode du verwendest. Es geht darum, ein klares Bild davon zu bekommen, wie Projekte strukturiert sind und welche Phasen dabei eine Rolle spielen.
Phase 1: Projektinitiierung
Hier beginnt alles. In dieser Phase geht es darum, das Projekt auf einer hohen Ebene zu definieren und festzustellen, ob es überhaupt sinnvoll ist.
Beispiel: Dein Team möchte den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter verbessern. Der erste Schritt ist, den geschäftlichen Nutzen dieses Projekts zu prüfen. Ihr analysiert, wie das neue Verfahren die Mitarbeiterbindung erhöhen kann, definiert die wichtigsten Ergebnisse und legt fest, wie der Erfolg gemessen wird. Erst wenn diese Fragen geklärt sind, könnt ihr entscheiden, ob das Projekt fortgeführt werden soll.
In dieser Phase klärst du:
- Die Geschäftsgrundlage: Warum ist das Projekt wichtig?
- Die Vorteile: Welche übergeordneten Ziele unterstützt das Projekt?
- Die Hauptlieferergebnisse: Was wird am Ende geliefert?
- Erfolgskriterien: Wie sieht Erfolg aus?
Wenn du diese Fragen beantwortest, stellst du sicher, dass das Projekt eine solide Basis hat und es sich lohnt, weiterzumachen.
Phase 2: Projektplanung
Sobald das Projekt genehmigt ist, geht es in die Detailplanung. Hier erstellt ihr einen konkreten Plan für die Umsetzung, inklusive Zeitrahmen, Budget und Ressourcen.
Beispiel: Im Fall des Onboarding-Projekts legt ihr fest, welche Aufgaben erledigt werden müssen, wer sie ausführt, und wann sie abgeschlossen sein sollen. Ihr plant auch mögliche Risiken und erstellt eine Liste aller benötigten Ressourcen. Eine präzise Planung hilft dabei, das Projekt im Zeitrahmen und im Budget zu halten.
In der Planungsphase klärst du:
- Ziele und KPIs: Was genau willst du erreichen?
- Umfang und Budget: Was ist der Umfang und wie viel wird es kosten?
- Risiken: Welche Risiken gibt es und wie gehst du damit um?
- Ressourcen und Zeitplan: Wer ist beteiligt und wann wird was erledigt?
Die Planung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass du alle notwendigen Schritte durchdenkst und potenzielle Probleme frühzeitig erkennst.
Phase 3: Projektausführung
Jetzt wird es ernst. In dieser Phase führt ihr die geplanten Aufgaben aus. Das bedeutet, dass die eigentliche Arbeit erledigt wird, die Ressourcen eingesetzt und die Ergebnisse erzielt werden.
Beispiel: Euer Team beginnt mit dem Erstellen der neuen Schulungsunterlagen, der Entwicklung eines Online-Dashboards für neue Mitarbeiter und der Durchführung der notwendigen Interviews. Hier wird die Theorie in die Praxis umgesetzt.
In der Durchführungsphase:
- Aufgaben umsetzen: Alle geplanten Aktivitäten werden ausgeführt.
- Team koordinieren: Alle Teammitglieder arbeiten zusammen.
- Kommunikation sicherstellen: Halte alle Beteiligten auf dem Laufenden.
Phase 4: Projektüberwachung
Während der Ausführung ist es wichtig, regelmäßig den Fortschritt zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft.
Beispiel: Ihr überwacht, ob das Onboarding-Programm den Zeitplan einhält, ob das Budget eingehalten wird und ob alle Aufgaben wie geplant abgeschlossen werden. Wenn nötig, passt ihr den Plan an, um Abweichungen zu korrigieren und sicherzustellen, dass das Projektziel erreicht wird.
In der Überwachungsphase passiert folgendes:
- Fortschritt prüfen: Überprüfe regelmäßig den Stand der Dinge.
- Abweichungen erkennen: Identifiziere und korrigiere Abweichungen vom Plan.
- Budget und Zeitplan einhalten: Achte darauf, dass keine Ressourcen überschritten werden.
Diese Phase hilft dir, auf Kurs zu bleiben und Probleme frühzeitig zu erkennen.
Phase 5: Projektabschluss
Das Projekt ist fast abgeschlossen. Jetzt geht es darum, den Erfolg zu überprüfen und alle offenen Punkte zu klären.
Beispiel: Ihr führt eine Nachbesprechung durch, um zu bewerten, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte. Ihr erstellt einen abschließenden Bericht und dokumentiert alle relevanten Informationen, die für zukünftige Projekte nützlich sein könnten.
Im Abschluss werden:
- Nachbesprechungen durchgeführt: Was lief gut? Was könnte verbessert werden?
- Endberichte erstellt: Bereite einen Abschlussbericht vor.
- Dokumentationen gelagert: Stelle sicher, dass alle Projektunterlagen sicher aufbewahrt werden.
Projektmanagement-Software hilft
Die Phasen eines Projekts – von der Initiierung über die Planung und Ausführung bis hin zur Überwachung und dem Abschluss – bilden das Rückgrat eines erfolgreichen Projektmanagements. Doch um diese Phasen effektiv zu durchlaufen, brauchst du mehr als nur ein gutes Konzept; du benötigst die richtigen Werkzeuge.
Hier kommen moderne Projektmanagement-Tools ins Spiel. Tools wie Notion, Trello und Asana bieten dir die Funktionalität, um alle Phasen eines Projekts nahtlos zu verwalten. Mit Notion kannst du beispielsweise nicht nur Projektpläne erstellen und Aufgaben verwalten, sondern auch Team-Diskussionen und Dokumente zentralisieren. Trello eignet sich hervorragend für visuelle Aufgabenverwaltung mit Kanban-Boards, während Asana detaillierte Projektpläne und Fortschrittsberichte liefert.
Als offizielle Notion Berater haben wir viele digitale Arbeitsumgebungen geschaffen, in denen Teams ihre Projekte durchführen können:
- Transparenz und Übersicht: Tools wie Notion ermöglichen es dir und deinem Team, den gesamten Projektfortschritt auf einen Blick zu sehen. Jeder weiß, welcher Schritt als Nächstes kommt und wie der aktuelle Stand ist.
- Klarheit über Rollen und Aufgaben: Mit Notion kannst du präzise festlegen, wer wofür verantwortlich ist. So vermeidest du Missverständnisse und stellst sicher, dass jeder weiß, welche Aufgaben er zu erledigen hat.
- Handlungsfähige Pläne: Notion hilft dir, detaillierte Pläne zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen und Meilensteine festzulegen, um das Projekt strukturiert voranzutreiben.
- Weniger Fehler und Verwirrung: Alle relevanten Informationen befinden sich an einem zentralen Ort. Das minimiert die Gefahr von Fehlern und stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
- Aktuelle Informationen: Halte dein Team durch regelmäßige Updates auf dem neuesten Stand und vermeide, dass jemand mit veralteten Informationen arbeitet.