Teamarbeit ist ein wesentlicher Bestandteil vieler Arbeitsumgebungen, aber oft können die Organisation und Koordination eines Teams eine Herausforderung darstellen. Glücklicherweise gibt es Tools wie Notion, die dabei helfen können, diese Herausforderungen zu bewältigen und die Teamarbeit effektiver zu gestalten. In diesem Artikel werden wir uns genauer ansehen, wie Notion dein Team produktiver machen kann und dabei hilft, gemeinsam an einem Strang zu ziehen.
Tipp 1: Notion Boards nutzen: Projekte übersichtlich organisieren
Wenn du Notion als Projektmanagement-Tool verwendest, kennst du vermutlich die Board-Ansicht, mit der du nach Kanban arbeiten kannst. Mit diesen Boards kannst du Aufgaben visuell darzustellen und Projekte übersichtlich zu organisieren.
Als erste Amtshandlung solltest du eine Datenbank für Aufgaben erstellen und sie als Board anzeigen lassen. Erstelle dafür eine neue Seite in Notion und wähle die Option ‘Board’ aus. Füge Spalten hinzu, indem du das ‘+’-Symbol neben dem letzten Spaltennamen klickst. Wie viele Schritte du einträgst und wie du sie benennst, ist dir überlassen. Als klassisches Beispiel siehst du im Screenshot die Spalten ‘To-do’, ‘In Bearbeitung’ und ‘Abgeschlossen’. Du kannst per Drag-and-Drop Aufgaben einfach zwischen den Spalten hin- und herschieben.
Damit hast du bei Solo-Projekten eine bessere Übersicht, aber auch dein ganzes Team sieht so, was gerade ansteht.
Du kannst außerdem weitere Tags hinzufügen, beispielsweise, um wichtige Projekte zu markieren. Füge dazu eine weitere Eigenschaft hinzu (Tags) und gebe an, welche Tags du benötigst (Wichtig). Diese musst du nun in der Ansicht sichtbar machen, damit sie erscheint.
Das führt uns zum nächsten Tipp.
Tipp 2: Tags und Filter verwenden: Aufgaben gezielt sortieren und finden
Vergib Tags wie ‘Dringend’, ‘Wichtig’ oder ‘Besprechung’ an Aufgaben, um sie besser zu organisieren. Dadurch kannst du Aufgaben nach Kategorien oder Prioritäten sortieren. Nutze Filter, um Aufgaben nach Tags, Fälligkeitsdatum oder Zuständigkeit zu sortieren. So behältst du den Fokus auf bestimmte Aufgaben und findest sie schnell. Erstelle personalisierte Filteransichten, um nur die relevanten Aufgaben für dich anzuzeigen und dich nicht von unwichtigen Informationen ablenken zu lassen.
Tipp 3: Deadlines und Aufgaben im Blick behalten
Weise Aufgaben Fälligkeitsdaten zu, um Deadlines festzulegen. Dadurch hast du einen klaren Zeitrahmen für die Erledigung der Aufgaben. Dafür fügst die Eigenschaft ‘Datum’ hinzu und trägst die Deadline ein.
Um einen visuellen Überblick zu erhalten, arbeite mit der Kalender-Ansicht. Öffne dafür eine verlinkte Datenbankansicht zur Aufgabendatenbank und schalte die Ansicht auf Kalender um.
Du kannst auch direkt auf ein Datum im Kalender klicken, wenn du eine neue Aufgabe hinzufügen möchtest. Dann ist das Datum direkt im Job!
Tipp 4: Arbeitet mit der Kommentar-Funktion
Um Teammitglieder nicht bei jeder Frage zu stören, können wir auf Notion asynchron vorgehen und mit Kommentaren arbeiten. Gehe dafür zur Aufgabe, zu der du einen Kommentar hinzufügen möchtest, und scrolle nach unten zum Kommentarbereich. Füge deinen Kommentar hinzu und markiere bei Bedarf bestimmte Teammitglieder mit dem ‘@’-Symbol, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen oder sie einzubeziehen.
Tipp 5: Strukturiert Aufgaben mit Checklisten
Checklisten eignen sich wunderbar für kleinere Aufgaben innerhalb einer Aufgabe im Notion-Board.
Du fügst eine Checkliste hinzu, indem du auf der entsprechenden Seite ‘/todo’ eintippst und die To-do-Liste auswählst.
Nun erscheinen kleine Boxen und du kannst deine Aufgaben eintragen und abhaken, sobald sie erledigt sind.
Tipp 6: Teilt Aufgaben miteinander
Um Aufgaben miteinander zu teilen, musst du für die Aufgaben-Liste erst eine neue Eigenschaft für Personen hinzufügen. Nun kannst du mit einem Klick ein Mitglied aus dem Notion Workspace für die Zusammenarbeit hinzufügen.
Tipp 7: Notizen und Dokumentationen sind euer Freund
Erstelle eine neue Notion-Seite für Meeting-Notizen, Protokolle oder Projektdokumentation. Füge die relevanten Informationen hinzu und organisiere sie in Abschnitten oder Listen, um eine übersichtliche Struktur zu schaffen.
Fazit
Diese kleine, aber feine Liste an Tipps und Tricks bringen dich und dein Team auf die Spur. Doch bedenke: Sie sind lediglich ein Startpunkt für eure Zusammenarbeit in Notion und ihr werdet mit der Zeit euren eigenen Workflow finden, neue Funktionen nutzen und individuelle Prozesse aufbauen. Und genau da fängt der Spaß doch an, oder?