Du kennst das Gefühl, ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herzuspringen, nur um am Ende das Gefühl zu haben, nichts wirklich erledigt zu haben? Der Fokus geht verloren, und du kämpfst mit ständig neuen Unterbrechungen, die dich aus dem Rhythmus bringen.
Das ist nicht nur frustrierend, sondern kostet dich auch Zeit und Energie. Multitasking und unstrukturierte Arbeitsabläufe führen zu weniger Effizienz und mehr Stress. Kein Wunder, dass du am Ende des Tages das Gefühl hast, nie wirklich fertig zu sein. Batching fasst ähnliche Aufgaben in Blöcken zusammen, sodass du fokussiert bleibst, und du mehr in kürzerer Zeit erledigst.
Was ist Batching?
Batching bündelt ähnliche Aufgaben und erledigt sie in einem festgelegten Block. Du vermeidest ständiges Hin- und Herspringen zwischen unterschiedlichen Aufgaben. Das spart dir Energie und fokussiert deine Aufmerksamkeit. E-Mails schreiben, Meetings planen oder Aufgaben delegieren – all das lässt sich in klaren Zeitblöcken zusammenfassen. Anstatt dich durch Unterbrechungen aus dem Rhythmus bringen zu lassen, arbeitest du strukturiert und effizient. Besonders beliebt ist die Methode zwar für persönliche Produktivität – aber es ist auch für Teams ungeheuer nützlich.
Batching vs. Time Blocking
Batching und Time Blocking sind zwei Produktivitätsstrategien, die sich ähneln, aber unterschiedliche Schwerpunkte setzen:
Batching: Hier fasst du ähnliche Aufgaben zusammen und bearbeitest sie in einem festen Zeitraum. Der Fokus liegt darauf, gleichartige Aufgaben zu bündeln, um Ablenkungen zu minimieren. Zum Beispiel kannst du alle E-Mails in einem bestimmten Zeitblock bearbeiten, statt sie über den Tag verteilt zu beantworten. Batching hilft dir, den Fokus zu halten, weil du weniger zwischen Aufgaben wechseln musst, was Zeit und mentale Energie spart.
Time Blocking: Nach dieser Methode planst du deinen Tag in Zeitblöcken. Du reservierst feste Zeiträume für bestimmte Aufgaben oder Kategorien. Anders als beim Batching, das ähnliche Aufgaben kombiniert, fokussiert sich Time Blocking darauf, die Arbeitszeit klar zu strukturieren. So kannst du zum Beispiel von 9 bis 10 Uhr an einem bestimmten Projekt arbeiten und von 10 bis 11 Uhr Meetings abhalten.
Unterschiede:
Batching konzentriert sich auf das Zusammenfassen ähnlicher Aufgaben (z. B. E-Mails, Berichte), während Time Blocking deine Zeit in festgelegte Abschnitte einteilt, unabhängig davon, welche Art von Aufgaben du machst.
Batching und Time Blocking sind ein Dream-Team
Viele Menschen nutzen beide Methoden gemeinsam. Du kannst Aufgaben batchen (ähnliche Aufgaben zusammenfassen) und dafür dann Zeitblöcke festlegen, um sie zu erledigen. So profitierst du von beiden Ansätzen: Effizienz durch Batching und klare Zeitstrukturen durch Time Blocking.
Diese Kombination kann dich produktiver machen, da du durch feste Zeitblöcke und das Gruppieren ähnlicher Aufgaben den Fokus hältst und Ablenkungen vermeidest.
Weshalb ist Batching sinnvoll?
Batching macht Schluss mit dem ewigen Wechseln zwischen verschiedenen Aufgaben. Wenn du deine Arbeit in Gruppen aufteilst und dich auf ähnliche Tätigkeiten konzentrierst, sparst du Zeit und Energie. Dein Gehirn muss sich nicht ständig neu auf verschiedene Aufgaben einstellen. Jedes Mal, wenn du zwischen Aufgaben springst, geht wertvolle Zeit verloren – Studien zeigen, dass es bis zu 23 Minuten dauern kann, um nach einer Unterbrechung wieder in den Flow zu kommen.
Indem du ähnliche Aufgaben in einem Block zusammenfasst, minimierst du Ablenkungen und kannst dich voll auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren. Batching hilft dir also, effizienter zu arbeiten, weil du nicht ständig aus deinem Fokus herausgerissen wirst. Es sorgt außerdem für Struktur in deinem Tag und gibt dir das Gefühl, wirklich etwas zu schaffen.
Diese Methode bringt dir nicht nur mehr Ruhe, sondern auch mehr Produktivität, weil du deine Energie sinnvoller einsetzt.
Die Vorteile von Batching
Batching bringt dir zahlreiche Vorteile, die nicht nur deine Produktivität steigern, sondern auch deinen Alltag strukturierter und entspannter gestalten:
- Weniger Ablenkungen: Indem du ähnliche Aufgaben bündelst, vermeidest du den ständigen Wechsel zwischen verschiedenen Tätigkeiten. So bleibst du konzentriert und sparst Energie, da dein Gehirn nicht ständig neu umschalten muss.
- Höhere Effizienz: Du kannst Aufgaben schneller erledigen, weil du in einer Art „Flow-Zustand“ bleibst. Du sparst Zeit, weil du nicht jedes Mal neu in eine Aufgabe einsteigen musst.
- Überblick & Tagesstruktur: Mit Batching planst du im Voraus, wann du welche Aufgaben erledigst. Das gibt deinem Tag eine klare Struktur.
- Weniger Stress: Wenn du Aufgaben in Blöcke aufteilst, hast du das Gefühl, die Kontrolle über deinen Tag zu behalten. Das reduziert Stress, weil du weniger auf „Feuerlöscher-Modus“ arbeiten musst .
- Vermeidung von Multitasking: Multitasking hat oft negative Auswirkungen auf die Qualität der Arbeit und deine Effizienz. Batching fördert den Fokus auf eine Aufgabe nach der anderen und sorgt damit für bessere Ergebnisse .
Tipps: Batching für Teams
Das Bündeln von Aufgaben lässt sich auch in Teams anwenden, wenn ihr bestimmte Prinzipien und Methoden beachtet, um Störungen oder Missverständnisse zu vermeiden:
1. Kommuniziere eure Batchin-Zeiten
Teile deinen Teammitgliedern mit, wann du an welchen Aufgaben batchst. So weiß jeder, wann du ungestört bist und wann Anfragen gestellt werden können. Offene Kommunikation verhindert unnötige Unterbrechungen.
2. Gemeinsame Zeitfenster
Plant gemeinsame Zeitblöcke, in denen das ganze Team ähnliche Aufgaben erledigt, z. B. E-Mails oder Besprechungen. So synchronisiert ihr eure Arbeit und vermeidet, dass jemand auf Feedback wartet.
3. Klare Priorisierung und Aufgabenverteilung
Setzt im Vorfeld Prioritäten für die wichtigsten Aufgaben, die gebatcht werden. So weiß jeder im Team, was zuerst erledigt werden muss und was in den Batching-Phasen warten kann.
4. Asynchrone Zusammenarbeit fördern
Bei Remote-Teams hilft es, asynchrone Kommunikation zu nutzen. Nutzt Tools wie Slack oder Trello, um Aufgaben und Fortschritte zu dokumentieren. So bleibt jeder im Team auf dem Laufenden, auch während dieser Zeiten.
5. Flexibilität bewahren
Die Methode sollte nicht starr sein. Plane auch Zeit für spontane Anfragen oder dringende Aufgaben ein. Dadurch bleibt dein Team flexibel und kann auch auf Unvorhergesehenes reagieren.
Mehr schaffen, weniger Stress
Batching reduziert den mentalen Stress, der durch ständige Unterbrechungen entsteht. Durch das Bündeln ähnlicher Aufgaben sparst du Zeit und Energie, während du gleichzeitig die Qualität deiner Arbeit steigerst. Du erledigst mehr, ohne dich überfordert zu fühlen.