Budget-Verfolgung mit Überziehungsmeldung

if(
    prop("Ausgaben") > prop("Budget"),
    "Budget überschritten 🛑",
    "Budget eingehalten 🟢"
)

Diese Formel berechnet, ob das Budget überschritten wurde, und gibt eine entsprechende Warnung aus.

Methode 1

Diese Methode ist schnell implementiert, erfordert aber die manuelle Eingabe der aktuellen Ausgaben in ein einziges Zahlenfeld.

Pflichtfelder für diese Formel

• “Budget” vom Typ “Zahl”.
• “Ausgaben” vom Typ “Zahl”.
• “Budget Status” vom Typ “Formel” mit der oben abgebildeten Formel.

Methode 2

Um Ausgaben nachvollziehbar zu erfassen und zu dokumentieren, empfiehlt es sich eher eine eigene Datenbank “Ausgaben” zu erstellen und mit der Datenbank des Budgets (bspw. “Projekte”-Datenbank) zu verknüpfen. So können alle Ausgaben transparent hinterlegt und von Notion automatisch summiert werden, um den Budget-Status anzuzeigen.

Pflichtfelder für diese Formel

• “Budget” vom Typ “Zahl”.
• “Ausgaben Positionen” vom Typ Verknüpfung mit der Datenbank “Ausgaben”.
• “Budget Status” vom Typ “Formel” mit der oben abgebildeten Formel.
• “Ausgaben” vom Typ “Formel”, die alle verknüpften Ausgaben summiert.
  • Die Formel erwartet eine Eigenschaft “Betrag” vom Typ “Zahl” in der Datenbank “Ausgaben”.
  • Formel für die Eigenschaft “Ausgaben”:

sum(
    map(
        prop("Ausgaben Positionen"), 
        current.prop("Betrag")
    )
)

Ergebnis

In Notion sieht das Ergebnis wie folgt aus:

Oder: