Du kennst es: Notion ist aufregend. Neu. So viel weiße Fläche nur für dich und deine Ideen. Du willst deinen gesamten Alltag mit Notion organisieren. Du gestaltest und baust deinen idealen digitalen Raum. Aber sobald du fertig bist, verwendest du ihn nie wieder – er gerät in Vergessenheit. So ging es mir bei meinem allerersten Notion Workspace.
Falls du dich auch in dieser Erzählung erkennst, ist dieser Artikel wie für dich gemacht.
Das eigentliche Problem liegt in der Natur von Notion selbst. Und dieser Grund ist ironischerweise gleichzeitig der Grund für die Beliebtheit von Notion: Gestaltungsfreiheit.
Es ist tricky: Während du ein mächtiges System erstellen kannst, das sich deinen Bedürfnissen anpasst, fügst du bald Funktionen hinzu, die du eigentlich nicht brauchst.
Ich meine …
- verwendest du deinen Gewohnheitstracker wirklich?
- Brauchst du Musik-Einbettungen?
- Checkst du dein Wetter über ein Widget im Notion Dashboard?
Verstehe mich nicht falsch. Manche Funktionen passen zu dir und auch zu deiner Arbeitsweise. Aber wenn du zu viel Ballast ansammelst, schießt dein System am Zweck vorbei, da es zu einer Ablenkung wird.
Aber keine Sorge – hier sind zwei einfache Prinzipien, die ich angewendet habe, um dieses Problem zu lösen.
Prinzip 1: Nützlichkeit geht vor Schönheit
Wenn du dich wie ich auf YouTube herumtreibst, um Notion zu lernen, dann wirst du schnell merken: Schöne Notion Spaces sind ein Ding im Internet und natürlich möchten wir unseren Space genauso schön und vor allem individualistisch haben, wie die anderen. Das ist dein gutes Recht, aber nicht auf Kosten der Funktionalität.
Das ist ein typischer Fehler, den viele machen, wenn sie eine leere Notion-Seite starten.
Wir lieben Notion, aber es ist nur ein Werkzeug. Und Werkzeuge erhalten ihren Wert durch ihre Wirksamkeit.
Wenn wir unsere Seiten nicht mit der Funktionalität als Priorität gestalten, können wir nicht sicherstellen, dass die Seite in ihrer Anwendung im Alltag gut funktioniert.
Das soll nicht heißen, dass Ästhetik komplett ignoriert werden muss. Ein ansprechendes Design kann motivieren, das System wieder zu nutzen. Du baust ja auch zuerst das Haus, bevor du dir Gedanken um die Dekoration in dem einzelnen Zimmer machst.
Prinzip 2: Baue mit Intention
Wenn du Notion zum ersten Mal aufmachst, dann solltest du dich ausprobieren und mit den Möglichkeiten herumspielen. Sobald du dann die Grundlagen beherrschst und dir deinen eigenen Workspace baust, lohnt es sich, deine Architektur zu vorab zu planen.
Liste am besten deine Anforderungen an deinen Workspace auf und überlege, wie du sie in Notion abbilden kannst.
Wenn wir komplexere Arbeitsbereiche bauen, konzipieren wir das Projekt vorab, indem wir ein Schema erstellen. So sieht das bei uns mit dem Whiteboarding-Tool Lucidcharts aus.
Das hilft dir für deine persönlichen Arbeitsbereiche und es nimmt dir ungeheuer viel Arbeit ab, wenn du dich mit Teammitgliedern für den Aufbau des Workspace absprechen möchtest.
Je besser du dich vorbereitest und eine Art Bauplan erstellst, desto geringer ist die Chance später in einer Sackgasse zu landen.
Als ich meinen ersten Workspace gebaut habe, habe ich für alles Mögliche eine neue Datenbank erstellt. Wenn ich aber weiß, was ich von meinem Workspace brauche, dann kann ich die Anzahl an Datenbanken reduzieren, etwa, weil ich Master-Datenbanken erstelle. Diese kann ich dann je nach Bereich filtern und die Ansichten ändern, sodass sie mir immer nur das zeigt, was ich für den Kontext brauche.
Fazit
Notion ist ein mächtiges Werkzeug, das dich dabei unterstützen kann, deine Arbeit zu organisieren und zu optimieren. Der Schlüssel zum Erfolg liegt jedoch darin, dass du dich nicht in den unendlichen Gestaltungsmöglichkeiten verlierst.
Konzentriere dich darauf, was du wirklich brauchst, und vermeide es, unnötige Funktionen hinzuzufügen, die letztendlich nur Ablenkungen sind. Indem du diese Prinzipien anwendest, kannst du sicherstellen, dass dein Notion-Workspace nicht nur gut aussieht, sondern nützlich ist und dir dabei hilft, produktiver zu sein.