Manche Ideen überdauern und bewähren sich über Jahrzehnte hinweg. Die Ivy-Lee-Methode ist so ein Beispiel. Entwickelt vor über 100 Jahren für Führungskräfte, zeigt sie uns heute noch, wie wir inmitten von Chaos den Überblick behalten. Es ist kein kompliziertes System, sondern ein Ansatz, der dich klarer denken und produktiver handeln lässt.
Vorteile der Ivy-Lee-Methode
- Einfachheit: Die Methode ist total unkompliziert. Du setzt dich abends hin, schreibst sechs Aufgaben auf und priorisierst sie – das war’s. Kein großer Aufwand, aber ein klarer Plan für den nächsten Tag.
- Fokus auf das Wesentliche: Was ich daran mag: Du konzentrierst dich nur auf das, was wirklich zählt. Sechs Aufgaben reichen völlig, um produktiv zu sein, ohne sich von unnötigem Kram ablenken zu lassen.
- Weniger Entscheidungsmüdigkeit: Kennst du das, wenn du ewig überlegst, womit du anfangen sollst? Das passiert hier nicht. Du hast morgens direkt eine klare Reihenfolge und kannst einfach loslegen, ohne lange nachzudenken.
- Effizienter arbeiten: Du arbeitest eine Aufgabe komplett ab, bevor du zur nächsten übergehst. Dadurch vermeidest du Multitasking und erledigst alles nicht nur schneller, sondern auch besser.
- Stetige Verbesserung: Wenn du etwas nicht schaffst, schreibst du es für den nächsten Tag auf und sortierst neu. Dadurch passt du deinen Plan immer wieder an und optimierst dich ganz nebenbei.
Was ist die Ivy-Lee-Methode?
Du bist am Flughafen und dein Flug startet in zwei Stunden. Dein Koffer ist noch nicht gepackt, du musst ein Taxi bestellen, deine Unterlagen zusammensuchen – und du überlegst gleichzeitig, ob du noch schnell einkaufen gehen solltest. Was tust du zuerst? Die Antwort ist klar: Du konzentrierst dich auf das, was dich rechtzeitig zum Flug bringt. Alles andere kann warten.
Die Ivy-Lee-Methode basiert genau auf diesem Prinzip: Du fokussierst dich auf die Dinge, die wirklich wichtig sind. Statt eine lange Liste mit 20 Aufgaben zu schreiben, beschränkst du dich auf sechs. Am Ende des Tages notierst du die sechs wichtigsten Aufgaben für morgen, bringst sie in eine sinnvolle Reihenfolge und gehst am nächsten Tag Aufgabe für Aufgabe an – von oben nach unten. Was du nicht schaffst, verschiebst du auf den nächsten Tag und passt es neu an. So behältst du den Überblick und vermeidest Chaos.
Der Ablauf der Ivy-Lee-Methode
- Am Ende des Tages notierst du die sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag.
- Du sortierst diese Aufgaben nach ihrer Priorität.
- Am nächsten Tag arbeitest du die Aufgaben in genau dieser Reihenfolge ab, eine nach der anderen.
- Alles, was du nicht schaffst, wird auf den nächsten Tag verschoben und neu priorisiert.
Darum funktioniert’s: Du musst dich entscheiden
Die Ivy-Lee-Methode zwingt dich, Entscheidungen zu treffen. Statt planlos viele Aufgaben zu erledigen, konzentrierst du dich bewusst auf das, was wirklich wichtig ist. Du arbeitest eine Aufgabe nach der anderen ab, ohne zwischen ihnen zu springen. Das spart dir Energie und macht dich produktiver. Indem du am Abend planst, startest du morgens direkt mit einem klaren Plan und verlierst keine Zeit.
Tipps zur Umsetzung der Ivy-Lee-Methode
Damit die Ivy-Lee-Methode effektiv funktioniert, solltest du sie auf deinen Arbeitsalltag anpassen. Hier sind einige praktische Tipps, um das Beste aus der Methode herauszuholen:
1. Plane realistisch
Wähle nur sechs Aufgaben aus, die du an einem Tag tatsächlich schaffen kannst. Überambitionierte Ziele führen schnell zu Frustration. Denke daran: Qualität geht vor Quantität.
2. Halte es schriftlich fest
Ob digital oder analog – schreibe deine sechs Aufgaben klar und übersichtlich auf. Tools wie Notion oder Todoist helfen dir, deine Liste zu strukturieren, während ein einfaches Notizbuch Ablenkungen minimieren kann.
3. Plane am Vorabend
Nimm dir am Ende deines Arbeitstages 10 Minuten Zeit, um die Aufgaben für den nächsten Tag zu notieren und nach Wichtigkeit zu ordnen. So startest du am Morgen direkt fokussiert.
4. Bleib bei der Reihenfolge
Arbeite die Aufgaben der Reihe nach ab, ohne zwischen ihnen hin und her zu springen. Dieser Fokus verhindert Multitasking und sorgt dafür, dass jede Aufgabe vollständig erledigt wird.
5. Reflektiere regelmäßig
Am Ende der Woche kannst du deine Listen überprüfen: Welche Aufgaben hast du erledigt? Welche wurden immer wieder verschoben? Analysiere, ob deine Planung realistisch war, und passe sie bei Bedarf an.
6. Plane Pufferzeit ein
Unerwartete Unterbrechungen gehören zum Alltag. Behalte deshalb einen kleinen Zeitpuffer in deinem Tagesplan, um flexibel auf spontane Aufgaben reagieren zu können.
7. Starte klein
Wenn du die Methode neu ausprobierst, beginne mit drei bis vier Aufgaben pro Tag. Steigere dich erst, wenn du das System verinnerlicht hast und sicher damit arbeitest.
8. Finde deine Balance
Auch kleine Aufgaben wie „E-Mails checken“ oder „Meeting vorbereiten“ sind wichtig. Plane zusätzlich zu den sechs Hauptaufgaben einen kurzen Block für Routineaufgaben ein, damit diese nicht untergehen.
9. Bleib flexibel
Die Methode ist ein Leitfaden, keine starre Regel. Passe sie an deine individuellen Anforderungen an und sei bereit, sie bei Bedarf zu verändern.
10. Halte deinen Fokus im Blick
Vergiss nicht: Die Methode zielt darauf ab, dir den Fokus auf das Wesentliche zu erleichtern. Lass dich nicht von Perfektionismus oder starren Strukturen ablenken – es geht darum, effizient und mit Klarheit zu arbeiten.
Mögliche Limitierungen der Ivy-Lee Methode
Die Ivy-Lee-Methode ist eine bewährte Technik zur Steigerung der Produktivität, jedoch gibt es einige Einschränkungen, die bei ihrer Anwendung berücksichtigt werden sollten:
Unvorhergesehene Unterbrechungen: Im Arbeitsalltag können unerwartete Ereignisse wie dringende Anfragen, Meetings oder technische Probleme auftreten, die den geplanten Ablauf stören. In solchen Fällen müssen die festgelegten Prioritäten angepasst werden, was zusätzlichen Aufwand bedeutet.
Wiederholtes Verschieben von Aufgaben: Manche Aufgaben könnten regelmäßig auf die Liste gesetzt, aber nie abgeschlossen werden. Dieses ständige Verschieben kann zu Frustration führen und den Eindruck erwecken, dass bestimmte Aufgaben nicht bewältigt werden können.
Eingeschränkte Flexibilität: Die Methode legt einen festen Plan für den Tag fest, was in Berufen mit häufig wechselnden Prioritäten oder unerwarteten Aufgaben schwierig umzusetzen ist. Eine starre Aufgabenplanung kann in solchen dynamischen Umgebungen hinderlich sein.
Vernachlässigung kleinerer Aufgaben: Durch den Fokus auf die sechs wichtigsten Aufgaben besteht die Gefahr, dass kleinere, aber dennoch notwendige Tätigkeiten übersehen oder vernachlässigt werden. Es ist wichtig, auch für solche Aufgaben Zeit einzuplanen, um ein ausgewogenes Arbeitsmanagement sicherzustellen.
Fazit
Die Ivy-Lee-Methode zeigt, dass einfache Ansätze oft die besten sind. Sie hilft dir, den Tag mit klaren Prioritäten zu strukturieren und Ablenkungen zu vermeiden. Für Menschen, die ihre Aufgaben schnell und effizient erledigen wollen, ist sie ein zeitloses Werkzeug – ganz ohne komplizierte Systeme oder teure Tools.
Probier es aus: Setz dich heute Abend hin, schreib deine sechs wichtigsten Aufgaben für morgen auf und erlebe, wie produktiv du mit dieser Methode arbeiten kannst.