Notion 101 – Dein Einstieg
Wir sind überwältigt von der schieren Menge an Apps, die darauf abzielen, Teile unseres Lebens produktiver zu gestalten. Aber es gibt eine neue App mit der du To-Do-Liste, Notizen, Kalender, Kanban, Wikis, Tabellen und Datenbanken in einer einheitlichen Plattform zu vereinen kannst: Notion.
“Kennst du eigentlich Notion?”, sagte Georgios einmal zu mir, lange bevor wir zusammenarbeiteten. Unwissend über was ich zu entdecken vermochte, gar naiv verneinte ich. Wenig später organisierten wir unsere Zusammenarbeit via Notion. Bald darauf verbrachte ich Nächte damit, mein eigenes Leben auf Notion zu übertragen.
Seit Notions Relaunch in 2018 ist die Projektmanagement und Notizsoftware auf über 20 Millionen Nutzer herangewachsen.
Warum Notion
Notion ist das flexibelste und effektivste Tool, das ich kenne. Es kann ein Schreibarchiv, Task-Manager, ein Trainingskalender, eine Datenbank und so vieles mehr sein. Noch besser: Du kannst deine Datenbanken mit anderen Datenbanken verbinden, sodass dein Tagebuch auf auf deine Ziele und Projekte verweisen kann. Es hat eine saubere und übersichtliche Oberfläche, doch lass dich davon nicht täuschen. Es ist ein Baukasten, mit dem du einen digitalen Arbeitsbereich aufbauen kannst, der sich wie dein zweites, digitales Gehirn anfühlt.
Anwendungsfälle für den Einsteiger
Es gibt ein paar einfache Möglichkeiten, wie du Notion einsetzen kannst..
CRM: CRM ist eine gute Einstiegsoption, obwohl Notion ein zweckorientiertes CRM für Vertrieb und E-Mail-Marketing nicht ersetzen kann. Denke stattdessen an Geburtstage, Hobbys und wichtige Gespräche, die du mit Menschen geführt hast.
Notizen: ein durchsuchbares und indiziertes Repository für deine Geistesblitze, Einkaufslisten und Lesenotizen.
“Bibliothek” für Webinhalte: Erstelle dir deine Lese-Datenbank in Notion. Es eignet sich, um Metadaten direkt in der App anzupassen. Außerdem kannst du den gesamten Text direkt in Notion markieren und mit Anmerkungen zu versehen.
Aufgabenverwaltung: Erfasse alle Aufgaben und erstelle benutzerdefinierte Ansichten, damit du jederzeit eine Übersicht über die anstehenden Tasks hast.
Persönliche Weiterentwicklung: Mit einer Rezeptdatenbank, der Planung von Mahlzeiten, der Verfolgung von Gewohnheiten und Trainingsprotokollen hilft dir Notion bei der persönlichen Weiterentwicklung. Plane Reisen, indem du alle Informationen und Notizen zu einem bestimmten Reiseziel zusammenstellst.
Einrichten
Aber Eines nach dem Anderen. Wenn du ganz neu im Notion Game bist, dann klicke dich kurz hier durch:
- Hier lädst du dir die Mobile App (iOS und Android) herunter
- Und hier die Desktop-App (Mac und Windows) für deinen Computer
- Mit der Chrome Erweiterung bettest du Webseiten in dein Notion ein
Der Notion Workspace – gibt deinem Content ein Zuhause
Die linke Seitenleiste dient als Zentrum für die Navigation und funktioniert wie ein Finder/Datei-Explorer. Die obere Seitenleiste erleichtert ebenfalls die Navigation mit Breadcrumbs und Suche.
Schreiben in Notion
Das Erste, woran du denkst, wenn du Notion öffnest ist: “Das ist ja ein Schreibprogramm.” Stimmt. Es funktioniert so einfach wie ein Textverarbeitungsprogramm, nur dass du innerhalb einer Seite ganze Arbeitsbereiche mit verschiedenen Elementen bauen kannst. Kommen wir zur der wichtigsten Sache in Notion: Den Blöcken.
Blöcke verstehen
Alles ist ein Block – Text, Kopfzeilen, Bilder, Datenbanken, Zitate und andere Seiten. Das Besondere an Blöcken ist, dass sie rekursiv sind, d. h. ein Block (d. h. eine Tabelle kann aus anderen Seiten bestehen) kann einen anderen Block enthalten.
Hier ist eine Liste der grundlegenden Blöcke von Notion:
- Text
- Überschriften
- Bilder
- Toggle-Listen
- To-Do-Listen
- Tabellen
- Ausrufe
- Einbettungen (Video, Karten)
Wie “Pages” funktionieren
In Pages (Seiten) fässt du alle oben aufgeführten Blöcke als Dokument zusammen. Die Seiten sind die Grundbausteine von Tabellen und Datenbanken.
Beim Schreiben kannst du den Text hervorheben, um ihn fett, kursiv und mit vorformatiertem Code zu versehen. Das Beste ist, dass du mit dem Befehl “/” neue Blöcke oder neue Seiten in das Dokument einfügen kannst.
Zugeben, die Liste ist recht lang und kann zu Beginn ein wenig überwältigen. Doch du kannst nach dem / auch Suchbegriffe eintippen, um dir die Suche zu erleichtern.
Das Dateisystem von Notion
Das Tool kombiniert eine traditionelle hierarchische Dateistruktur mit der Hyperlink-Struktur des Webs. Besonders clever ist: Wenn du eine Seite verschiebst, passt sich die Verknüpfung automatisch an. Am einfachsten kannst du deine Dateistruktur über die linke Seitenleiste einsehen. Du kannst auch jeden Block auf eine andere Seite verschieben, indem du mit der mit der rechten Maustaste auf den Block klicken und “Move to” wählst.
Bau dir deine eigene Welt pro Seite
Seiten sind weitaus mehr als nur Sammlungen von Wörtern und Überschriften. Sie können alle Arten von Einbettungen, Trennblättern, Dateien, Bildern und Aufgabenlisten enthalten. Du kannst auch jeden Block per Drag-and-Drop verschieben oder Spalten erstellen.
Zu viel Text? Toggle es weg
Organisiere dein Denken mit Toggles, eine der leistungsfähigsten Funktionen von Notion. So kannst du dein Denken und deinen Arbeitsablauf mit Hilfe von Toggles verbessern:
- Priorisierung/Depriorisierung von Text
- Visualisierung von Ideen auf dem Weg vom Entwurf zum fertigen Text
- Interne oder externe FAQ Sections
Tabellen und Datenbanken ordnen deine Welt
Tabellen sind dein Ersatz für Excel und Google Sheets. Füge deine Metadaten mit den üblichen Eigenschaften wie Text, Zahlen und Formeln hinzu. Ergänze sie mit anderen nützlichen Eigenschaften wie Kontrollkästchen, Mehrfach- und Einzelauswahl und “Person” (für andere Benutzer in Ihrem Arbeitsbereich).
Eines ist klar, wer Datenbanken versteht und meistert, der meistert sein digitales Leben in Notion. Auch hier ist der Start einfach, doch sinnvolle Datenbankenstrukturen aufzubauen und zu miteinander zu verknüpfen, erfordert Übung.
Hier sind einige der Datentypen, die du in den Tabellenfeldern einsetzen kannst:
- Links
- Emails
- Zahlen
- Kontrollkästchen
- Einfach abhängige Tags
- Mehrfach-Auswahl-Tags
- Bilder
- Formeln (hier ist unsere vollständige Referenz)
- Dateien
Manipulation von Tabellen mit “Views”
Jetzt fängt der Spaß erst richtig an. Als ob Tabellen nicht schon gut genug wären, kannst du die Daten in verschiedenen Ansichten darstellen und dabei Sortier- und Filterfunktionen anwenden. Du kannst deine Datenbanken jederzeit auch kopieren und in unterschiedlichen Ansichten anzeigen. So kannst du beispielsweise ein Dashboard bauen, das erledigte und anstehende Aufgaben in verschiedenen Ansichten anzeigt, das aber die Daten von derselben Datenbank herauszieht.
Source: notion.io
Das Internet mit dem Web Clipper organisieren
Die Übernahme von Webseiten in Notion ist eine großartige Möglichkeit, um Rezepte zusammenzustellen, eine Liste zum späteren Lesen anzulegen oder Bilder für ein Moodboard zu sammeln. Es gibt verschiedene Erweiterungen für den Browser, eines ist direkt von Notion. Möglichkeiten. Bei jeder Clipper-Erweiterung musst du die Erweiterung installieren und anheften und dich bei deinem Notion-Konto anmelden.
Mit Notions eigenem Clipper bearbeitest du du einfach den Namen der Seite und wählen den Arbeitsbereich und die Zieldatenbank aus. Der Clipper erfasst die URL und in den meisten Fällen auch den Inhalt der Seite. Gelegentlich wird der Inhalt der Seite nicht vollständig in Notion angezeigt. Mit der Notion-Erweiterung Save to Notion erstellst du Formulare für das Clipping in verschiedene Datenbanken. Wähle deinen Arbeitsbereich und die Zieldatenbank aus und lege dann fest, welche Felder du beim Ablegen ausfüllen möchtest.
Notion ist ein Powertool
Notion beginnt mit einer blanken Seite, wird befüllt mit wenigen Blocks und ein paar Datenbanken später hast du dir bereits eine eigene Produktivitätsinsel gebaut. Doch mit dieser Einführung beginnt erst deine Notion-Reise. Es gibt noch so viel zu entdecken. Ich persönliche bin mit Notion mindestens 20 Prozent produktiver als zuvor und regelmäßig baue ich meinen Arbeitsbereich nach meinen neuen Ansprüchen um.