Die meisten Firmen arbeiten heute irgendwie hybrid – aber selten wirklich Remote-first. Der Unterschied? Bei Remote-first ist das Büro optional, nicht der digitale Raum. In diesem Artikel schauen wir uns an, was Remote-first ausmacht, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen – und warum es für viele Teams genau der richtige Weg sein kann.
Was ist Remote-first?
“Remote-first” ist ein Ansatz, bei dem Unternehmen von Grund auf so gestaltet sind, dass die Arbeit hauptsächlich aus der Ferne erfolgt. Im Klartext bedeutet das: Statt Büros voller Schnickschnack und täglichem Pendelwahnsinn, setzt man auf digitale Tools und Prozesse, die es den Mitarbeitern ermöglichen, von überall aus zu arbeiten – ob vom heimischen Küchentisch oder einem Café in Bali.
Darf ich jetzt immer von Zuhause?
Es gibt eine Menge Verwirrung und Missverständnisse am Arbeitsplatz um das Thema. Hier sind andere Begriffe, die herumschwirren und manchmal verwechselt werden.
Remote-First
- Remote ist der Standard, Büro die Ausnahme
- Es gibt Büros, aber niemand muss sie nutzen
- Alle Prozesse sind auf Remote ausgelegt
- Kommunikation asynchron oder hybrid
Remote-Only
- Vollständig ortsunabhängig
- Kein Büro, keine Präsenztermine
- Weltweit arbeiten möglich
- Beispiel: Async-first Startups, viele Digital-Nomad-Firmen
Workation
- Arbeiten von einem vorübergehenden anderen Ort
- Verbindung von Job und Reise
- Meist zeitlich begrenzt und mit Absprache
- Kann z. B. 4 Wochen aus Portugal sein statt München
Wahlweise Hybrid
- Du kannst ins Büro kommen, musst aber nicht
- Wahlfreiheit, wann und wo du arbeitest
- Funktioniert gut mit selbstorganisierten Teams
Zwangsweise Hybrid
- Feste Büro-Tage pro Woche (z. B. Mo & Mi im Büro)
- Kombiniert Freiheit mit Struktur
- Büro wird bewusst zur Begegnung genutzt
Was sind die Voraussetzungen für Remote-First-Team?
Damit Remote-First nicht im Wirrwarr endet, braucht es ein paar klare Grundlagen:
- Jeder braucht zuverlässige Geräte, flottes Internet und Zugriff auf alle wichtigen Tools
- Effiziente virtuelle Meetings
- Kommunikation läuft asynchron, Entscheidungen und Infos werden schriftlich festgehalten
- Prozesse sind einheitlich, verständlich dokumentiert und leicht auffindbar.
- Alles Wichtige ist für jeden im Team zugänglich – ohne langes Suchen oder Nachfragen.
- Wer remote arbeitet, braucht trotzdem Nähe – durch virtuelle Kaffeepausen, kleine Rituale oder Teamevents.
Vor- und Nachteile von Remote First
Vorteile
- Remote First vergrößert den Bewerberkreis. Firmen finden schneller gute Leute, weil sie nicht auf eine Stadt oder Region festgelegt sind.
- Mitarbeiter können sich ihre Zeit freier einteilen. Das steigert oft die Motivation und senkt den Stress.
- Unternehmen sparen Geld, weil sie kleinere Büros mieten und weniger Ausstattung kaufen müssen.
- Teams schreiben mehr auf, weil sie sich nicht schnell im Büro absprechen können. Dadurch entstehen klarere Prozesse.
Nachteile
- Gespräche kosten mehr Mühe, weil zufällige Begegnungen in der Kaffeeküche fehlen und viele Infos im Chat untergehen.
- Neue Kollegen könnten sich schwerer zurecht finden, wenn sie niemanden direkt fragen können und nur Videocalls bleiben.
- Das Wir-Gefühl geht verloren, wenn man nicht aktiv daran arbeitet. Ohne bewusstes Teambuilding wird aus Zusammenarbeit bloß paralleles Arbeiten.
- Manche lassen sich zu Hause zu sehr treiben. Wer seinen Takt verliert, bringt oft weniger gute Ergebnisse.
Die Nachteile sind gar nicht so groß, wenn wir eine gute Struktur und Kultur am Start haben. Dann strahlen die Vorteile auch noch mehr. Es gibt einiges, was wir falsch machen können, wenn Unternehmen Remote First machen wollen.
Remote First erfolgreich umsetzen
Hier ein paar Beispiele für bewährte Strukturen und Gewohnheiten, mit denen Remote-First-Teams den Laden am Laufen halten.
Async vor Live
Meetings finden nur statt, wenn sie wirklich nötig sind. Entscheidungen, Updates und Diskussionen laufen zuerst asynchron über Tools wie Notion, Slack oder Loom. So kann jeder im eigenen Tempo mitdenken, statt stundenlang in Videocalls zu versacken.
Wir arbeiten fast ausschließlich in Notion. Dort läuft alles zusammen: Contentplanung, Kundenprojekte, interne Abläufe. Statt stundenlanger Calls setzen wir lieber auf direkte 1:1-Gespräche. So muss niemand Däumchen drehen, während zwei andere gerade ein Thema beackern.
Klare Dokumentation
Wissensweitergabe passiert nicht über Zuruf, sondern strukturiert: SOPs, Onboarding-Guides, Entscheidungsprotokolle – alles wird schriftlich festgehalten und zentral abgelegt. Keine Info geht verloren, keiner fragt zum dritten Mal dasselbe, weil wir alles in unserem internen Wiki festhalten.
Time-Zone Awareness
Gute Remote-Teams planen nicht nach Bürozeiten, sondern nach Zeitzonen. Kalender zeigen die Arbeitszeiten aller. Async-Kommunikation gleicht die Unterschiede aus.
Fokuszeit respektieren
Slack wird nicht zum Dauerfeuer. Wer gerade tief arbeitet, wird nicht gestört. Viele nutzen Statusanzeigen („Bitte nicht stören“), Timeblocking oder einen kurzen Daily Check-in, um den Tag zu strukturieren.
Rituale und Teambindung
Auch ohne Büro entstehen Routinen: Montags ein kurzer Ausblick, freitags ein lockerer Ausklang, regelmäßige Show-and-Tells. Manche Teams schnabulieren gemeinsam per Video oder schicken sich kleine Aufmerksamkeiten.
Zugriff auf alles
Ordner, Tools, Prozesse – alles ist für alle auffindbar. Kein „Wo finde ich das nochmal?“ oder verschwundene Dateien im Nirwana. Die Struktur ist einfach und durchdacht.
Nützliche Software für Remote-first-Teams
Wer nicht im gleichen Büro sitzt, braucht ein starkes digitales Rückgrat. In diesem Abschnitt zeige ich dir Tools, die Zusammenarbeit erleichtern, Informationen bündeln und deinem Team helfen, auch auf Distanz gemeinsam voranzukommen.
Kommunikation
Slack – für asynchrone Teamkommunikation
Zoom – für schnelle Video Calls
Loom – wenn du lieber kurz was aufzeichnest, statt ewig zu tippen
Kollaboration
Notion – für Wissensmanagement, Doku und Projektübersicht
Miro – für Workshops, Ideensammlungen und virtuelle Whiteboards
Figma – wenn Design im Spiel ist
Organisation
ClickUp oder Asana – wenn du mehr Projektstruktur brauchst
Google Workspace – die Klassiker für E-Mail, Docs und Kalender
Clockify oder Toggl – Zeiterfassung
Brauchst du Unterstützung?
Viele Teams merken erst unterwegs, wo der Schuh drückt. Vielleicht fehlt eine zentrale Stelle, an der Infos gesammelt werden. Vielleicht verlaufen Diskussionen im Sande, weil niemand weiß, wer das letzte Wort hat. Oder Termine werden zur Pflichtübung, weil keiner sich traut, einfach mal nein zu sagen.
Remote-first heißt auch: Arbeit entwirren. Klarheit schaffen, wo vorher Gewusel war. Wer macht was? Bis wann? Und wo steht das?
Wenn du anfängst, das ernst zu nehmen, wird Zusammenarbeit nicht schwerer, sondern leichter. Remote wird dann kein Hindernis, sondern ein Vorteil.
Als Remote-First-Team helfen wir dir dabei, dein Unternehmen so aufzustellen, dass Zusammenarbeit klarer wird, Tools sinnvoll greifen und Strukturen nicht im Weg stehen, sondern dich nach vorn bringen. Egal, ob du gerade erst loslegst oder bestehende Prozesse entstauben willst – wir zeigen dir, wie’s einfacher geht.