Wenn du dein Business effizient organisieren willst, aber ständig zwischen E-Mails, Tabellen und verschiedenen Tools hin- und herspringst, dann ist Notion vielleicht genau das, was du brauchst.
Notion ist extrem leistungsfähig – aber genau das kann es anfangs auch überwältigend machen. Deshalb zeige ich dir hier, wie du dein Business in Notion strukturierst und deine wichtigsten Prozesse übersichtlich abbildest.
Von Angeboten über Projektmanagement bis hin zu Einnahmen und Ausgaben – mit ein paar einfachen Schritten kannst du alles in Notion abbilden. Und das Beste: Es geht schnell und unkompliziert, ganz ohne komplizierte Setups.
Angebote
Wenn du immer noch lange E-Mails schreibst oder Stunden in Präsentationen steckst, die kaum jemand liest, dann wird es Zeit, das zu ändern. Mit Notion kannst du deine Angebote übersichtlich, professionell und leicht zugänglich gestalten.
Dafür brauchst nichts wildes, sondern ein simples Notion-Template, in dem du alle wichtigen Informationen unterbringst:
- Projektbeschreibung
- Ort
- Lieferumfang
- Kosten & Kalkulation
- Projektzeitplan
Nutze Toggles, damit dein Angebot nicht überladen wirkt. Dein Kunde kann gezielt die Abschnitte aufklappen, die für ihn relevant sind, ohne von unnötigen Details erschlagen zu werden.
Dank Notions Freigabe- und Kommentarfunktion kannst du dein Angebot einfach als Link verschicken – keine PDFs, keine E-Mail-Anhänge. Deine Kunden können direkt Anmerkungen hinterlassen, und du vermeidest das ständige Hin und Her in langen E-Mail-Ketten.
Notion für Projekte
Wenn du mehrere Projekte jonglierst, brauchst du eine klare Struktur, um den Überblick zu behalten. Mit Notion kannst du Workflows organisieren und jeden Schritt deines Projekts nahtlos verfolgen.
Erstelle eine Projekt-Pipeline, die dir zeigt, wo sich jede Aufgabe gerade befindet. Für Content-Projekte könnten das Phasen wie Discovery, Vertragsabschluss, Pre-Production, Produktion, Schnitt, Revisionen und Rechnungsstellung sein.
Du kannst die Struktur genau anpassen. Wenn du stattdessen einen Sales-Prozess abbilden möchtest, kannst du die Phasen einfach umbenennen – zum Beispiel von „Pre-Production“ zu „Erstgespräch“ oder „Angebotsphase“.
Im Board-Layout (siehe Screenshot) sind deine Projekte als Karten organisierst. Diese kannst du einfach per Drag-and-Drop verschieben, je nachdem, in welcher Phase sich das Projekt befindet.
Öffnest du eine Projektkarte, hast du alle wichtigen Infos auf einen Blick: Status, Deadlines, Aufgaben, Notizen und sogar Dateianhänge. Keine endlosen E-Mail-Ketten mehr, keine verlorenen Dateien – alles ist an einem Ort.
Und falls du keine Board-Ansicht magst, kannst du auf Tabellen, Listen oder Kalender umschalten. So passt du dein Projektmanagement genau an deine Arbeitsweise an.
Notion für Revenue Tracking
Wenn du den Überblick über deine Einnahmen behalten willst, kannst du in Notion eine Revenue-Datenbank erstellen. Damit siehst du auf einen Blick, wann und woher das Geld kommt, welche Projekte besonders lukrativ sind und wie sich dein Einkommen über die Monate entwickelt.
Du kannst deine Einnahmen nach Monat, Kunde, Projekt, Kampagne und Dienstleistung organisieren. Durch Tags wie „Foto“, „Video“ oder „Beratung“ kannst du genau filtern, welche Art von Projekten am meisten einbringt.
Ein weiterer Vorteil ist die Filterfunktion: Willst du wissen, wie viel du dieses Jahr nur mit Video-Projekten verdient hast? Setze einen Filter auf die Kategorie „Video“, und du bekommst sofort die Gesamtsumme.
Wichtig zu wissen: Notion ersetzt keine Buchhaltungssoftware. Du kannst damit Einnahmen tracken, Auswertungen erstellen und dein Geschäft im Blick behalten, aber für Steuererklärungen und Bankabgleiche sind spezialisierte Tools besser geeignet.
Ausgaben verfolgen
Wenn du deine monatlichen und jährlichen Ausgaben unter Kontrolle halten willst, kannst du in Notion eine Datenbank erstellen, um Ausgaben zu verfolgen. So siehst du an einem Ort alle laufenden Kosten, Abos und geschäftlichen Ausgaben, sodass du nicht aus Versehen für Dienste zahlst, die du gar nicht mehr nutzt.
Du kannst jede Ausgabe mit Kategorien, Zahlungsterminen und Zahlungsmethoden versehen. Zum Beispiel: „Adobe Abo“ für 40 € im Monat, abgebucht über deine Geschäftskreditkarte. So siehst du direkt, welche Kosten regelmäßig anfallen und von welchem Konto oder welcher Karte sie abgebucht werden.
Für den Jahresabschluss kannst du deine Kosten analysieren und ausmisten: Welche Abos nutzt du wirklich? Wo kannst du sparen?
Es gibt zwar spezialisierte Buchhaltungssoftwares, aber wenn du einfach nur eine klare Übersicht über deine Ausgaben willst, ist Notion eine super Lösung. Alles an einem Ort, kein Hin- und Herwechseln zwischen Apps.
Zentralisiere dein Business
Mit Notion kannst du dein gesamtes Business zentral organisieren – von Projekten über Einnahmen bis hin zu Ausgaben. Statt dich durch endlose E-Mails und Tabellen zu kämpfen, hast du alles an einem Ort und kannst Workflows effizienter gestalten. Die flexiblen Datenbanken und Anpassungsmöglichkeiten machen es einfach, genau die Struktur zu erstellen, die du brauchst.